À l’intention des membres du conseil d’administration, du conseil de recherche de Mitacs et des comités de Mitacs ainsi que des employés, des agents, des chercheurs et des participants aux programmes (les « Membres de l’organisme »)


 

Introduction

Outil de promotion d’un comportement honnête et éthique dans la conduite des affaires de l’organisme, ce Code de conduite vise à fixer les normes qui guideront les Membres de l’organisme dans leurs activités quotidiennes.

La réussite et la bonne réputation de Mitacs reposent sur la confiance que nous témoignent nos partenaires, nos membres et les autres parties prenantes Et nous sommes déterminés à préserver cette confiance. Dans cette optique, Mitacs, requiert de ses membres, partenaires et parties intéressées  qu’ils agissent de façon à mériter et conserver la confiance du public.


 

Pratiques générales

Afin que règne l’intégrité dans les activités de Mitacs, l'organisme et ses Membres doivent :

  1. faire preuve de transparence dans leurs affaires et leurs finances et, sur demande, se prêter à un examen par les divers organismes subventionnaires, sauf en ce qui a trait aux ressources humaines, aux questions juridiques, aux renseignements commerciaux de nature exclusive et à tout autre aspect visé par les lois provinciales ou fédérales ; 
  2. veiller à ce que tous aient la possibilité de participer aux programmes de Mitacs et empêcher toute forme de discrimination de la part de Mitacs relativement à la couleur de la peau, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, au sexe, à l’orientation sexuelle ou à l’âge ;
  3.  ne tolérer aucune irrégularité financière et prendre, promptement et fermement, les mesures correctives qui s’imposent dès qu’une situation de cette nature est mise au jour ;
  4. veiller à ce que les allégations d’inconduite ou d’autres irrégularités formulées à l’encontre de toute personne associée à Mitacs soient traitées en toute impartialité, dans le respect des droits des parties concernées en matière de confidentialité et de divulgation.

 

Responsabilités individuelles

Mitacs et ses Membres veillent à maintenir l’intégrité de Mitacs et doivent en conséquence :

  1. subordonner leurs intérêts personnels aux intérêts supérieurs de Mitacs ;
  2. s’abstenir de profiter indûment des avantages de leur poste et agir de manière honnête et éthique, en toute bonne foi ;
  3. prodiguer des conseils uniquement dans les domaines qu’ils connaissent ou maîtrisent du fait de leur formation professionnelle ou de leur expérience, et formuler ces conseils de façon objective, diligente et honnête ; 
  4. respecter en toute situation les politiques et lignes directrices de Mitacs ;
  5. agir en tout temps avec transparence ;
  6. établir, dans toutes les communications, une nette distinction entre une opinion professionnelle et des connaissances ou faits avérés ; 
  7. dans l’exécution, la commercialisation et la communication des activités de recherche, adhérer à la Politique inter-conseils sur l’intégrité dans la recherche et les travaux d’érudition ;
  8. respecter les normes de recherche et d’érudition les plus élevées et s’efforcer de rehausser constamment les normes, la valeur et la qualité des applications de la recherche.

 

Relations professionnelles

Mitacs et ses Membres doivent :

  1. promouvoir la compréhension et le respect mutuels ainsi que des relations de collaboration entre collègues, chercheurs et partenaires financiers ;
  2. faire preuve de civilité et de respect dans leurs interactions professionnelles et traiter avec équité leurs collègues et les autres parties intéressées ;
  3. valoriser les contributions et les opinions d’autrui et aborder tout conflit de manière constructive et digne, au moyen d’un débat sain ;
  4. éviter de ternir ou d’attaquer la réputation ou la pratique professionnelle des Membres ou de scientifiques, de collègues ou de partenaires ;
  5. éviter de représenter faussement les actions ou les politiques du conseil d’administration, du conseil de recherche de Mitacs ou d’autres groupes de ou comités Mitacs.

 

Gestion de l’information

Mitacs et ses Membres doivent :

  1. assurer la confidentialité de tous les renseignements commerciaux de nature exclusive ou sensible présentés dans les propositions de recherche, l'évaluation par les pairs et les discussions et décisions afférentes du conseil d’administration, du conseil de recherche de Mitacs et des autres groupes ou comités de Mitacs ; 
  2. obtenir par écrit un consentement éclairé avant de divulguer des renseignements confidentiels.

 

Conflits d’intérêts

Mitacs et ses Membres doivent :

  1. se conformer à la Politique de Mitacs sur les conflits d’intérêts ;
  2. éviter tout conflit d’intérêts, réel, perçu ou éventuel, et divulguer tout conflit de cette nature dès que possible au conseil d’administration, au conseil de recherche de Mitacs, ainsi qu'aux autres groupes ou comités de Mitacs ou à l’équipe de direction de Mitacs ;
  3. réduire au minimum les circonstances qui font naître ou pourraient faire naître un conflit d’intérêts ;
  4.  divulguer les conflits d’intérêts liés aux décisions de financement et s’abstenir de participer aux discussions et aux décisions de financement, s’il y a lieu.

 

Finances et financement

Mitacs et ses Membres doivent :

  1. respecter le budget financier approuvé par le conseil d’administration ;
  2. faire un usage approprié des fonds et assurer une reddition de comptes appropriée aux partenaires et aux organismes subventionnaires, sans restreindre la portée des obligations prévues par les lois ;
  3. faire preuve de transparence et se rendre disponible dans un délai raisonnable pour répondre aux besoins et attentes de toutes les institutions membres de Mitacs et de toute personne ayant déposé une demande écrite ;
  4. utiliser efficacement les fonds consacrés à l’administration ;
  5. répartir les dépenses selon les activités et objectifs réels et en parfaite conformité avec les principes comptables généralement reconnus ;
  6. assurer le suivi des fonds dès qu’ils sont reçus ou engagés et jusqu’à leur utilisation dans le cadre d’une initiative ou pour la prestation de services ;
  7. exercer des contrôles internes appropriés des débours afin d’éviter tout paiement non autorisé ;
  8. assurer la comptabilisation de tous les fonds et interdire toute transaction non autorisée ou tout prêt aux membres.

 

Relations humaines et relations avec les employés

Mitacs et ses Membres doivent :

  1. établir et maintenir des politiques et des procédures écrites claires et bien définies qui déterminent et protègent les droits des employés et assurent leur traitement équitable en toute matière ;
  2. décrire et communiquer clairement les avantages du personnel et prendre les mesures financières nécessaires pour que l’organisme puisse remplir ses obligations envers ses employés ;
  3. décrire et communiquer clairement les attentes de l’organisme envers ses employés ;
  4. promouvoir l’équité au bénéfice des minorités ainsi qu’entre les hommes et les femmes sur les plans du recrutement, de l’embauche et de la formation, ainsi que du perfectionnement et de l’avancement professionnels ;
  5. respecter et assurer la confidentialité de tout renseignement commercial de nature exclusive ou sensible, y compris les renseignements personnels, tel que l’exige la loi ;
  6. favoriser le maintien d'un environnement de travail et d’apprentissage équitable, exempt de harcèlement et de discrimination, et dans lequel les différences individuelles sont valorisées et respectées, et empêcher tout comportement ayant pour effet de miner la dignité, l’estime de soi et la productivité d’un ou de plusieurs des Membres de l’organisme.