Mitacs s’engage à protéger et à gérer de façon appropriée les renseignements confidentiels qui nous sont fournis par ceux qui participent ou prévoient participer à nos programmes. Cet Engagement concernant les renseignements confidentiels vous informe sur la façon dont nous nous assurons que vos renseignements confidentiels sont manipulés de façon appropriée. 

VEUILLEZ NOTER que nous traitons chaque demande à nos programmes avec discrétion et que les membres du personnel ne peuvent partager les renseignements dans les demandes, sauf pour les renseignements spécifiés comme étant publics dans le modèle de demande, avec peu d’exceptions (comme fournir des renseignements à nos bailleurs de fonds gouvernementaux). Il s’agit du cadre normal de nos affaires. De plus, nous nous assurons que les examinateurs tiers acceptent de garder les renseignements de toute demande confidentielle avant de leur donner accès à la demande.  

Bien entendu, tous les demandeurs et signataires ont accès aux renseignements inscrits sur la demande, et Mitacs ne peut pas contrôler ce qu’ils font avec les renseignements après avoir soumis la demande à Mitacs. 

Les situations où un demandeur potentiel nous fournit des renseignements qui ont une valeur spéciale à cause de leur nature confidentielle (souvent identifiés comme renseignements commerciaux de nature exclusive ou secrets industriels) requièrent une manipulation spéciale; dans ces circonstances, Mitacs doit exercer plus de précaution et de contrôle des renseignements. Cet Engagement définit les renseignements confidentiels et décrit comment Mitacs gère de tels renseignements. 

1. Que sont des renseignements confidentiels?

Renseignements confidentiels s’entend généralement de tout renseignement, peu importe son format ou support, par rapport à l’entreprise et à la gestion de votre entreprise ou organisation, qui inclut les renseignements commerciaux de nature exclusive ou secrets industriels et documents comptables, comme des produits, processus, technologies, logiciels, renseignements sur les activités commerciales, listes de clients, données techniques et d’ingénierie, concepts techniques, données et résultats de tests, statuts et détails de la recherche et du développement de produits et de services et de l’information par rapport à l’acquisition, la protection, le respect et les licences et droits de propriété (incluant les brevets et les droits d’auteurs, qui sont identifiés à Mitacs comme étant confidentiels. Veuillez noter qu’il s’agit ici d’une définition générale; une entente de confidentialité, qui doit être signée avant que Mitacs prenne possession des renseignements confidentiels contiendra une définition qui aura préséance sur la définition de cette politique. 

Les renseignements confidentiels excluront toute information : 

  • qui est généralement connue du secteur industriel;
  • qui est d’ores et déjà ou deviendra par la suite généralement disponible au public sans acte ou omission préjudiciable de Mitacs;
  • que Mitacs avait en sa possession légitime avant de recevoir les renseignements confidentiels;
  • que Mitacs obtient légitimement d’une tierce partie qui a le droit de la transférer ou de la dévoiler. 

Quand Mitacs acceptera-t-il des renseignements confidentiels?

Mitacs prend la protection des renseignements confidentiels au sérieux et limite donc les situations où nous accepterons ou aurons accès aux renseignements confidentiels. Aucun de nos systèmes n’est actuellement certifié pour la sécurité (p. ex., conforme à PCI ou à ISO27001), nous réduisons donc le risque le plus possible en limitant les renseignements confidentiels dans nos systèmes. 

Dans les circonstances suivantes, nous pouvons accepter ou obtenir l’accès à des renseignements confidentiels (à certaines conditions, notamment la signature d’une entente de confidentialité appropriée, telle que définie ici et dans les sections suivantes) :

  • Pendant les discussions avec les organisations afin de déterminer la faisabilité d’un projet Mitacs et pour permettre d’identifier des participant·es potentiels·les au projet, nous pouvons obtenir accès à des versions électroniques de renseignements confidentiels. Les renseignements confidentiels doivent être identifiés comme tels. Toute copie papier de renseignements confidentiels doit être fournie au personnel de Mitacs sur place à votre organisation et repris lorsque le personnel quitte vos locaux. Une entente de confidentialité doit être signée avant que le personnel ait accès aux renseignements confidentiels.
  • En général, nous n’acceptons pas les renseignements confidentiels dans les demandes aux programmes. Les demandes doivent être soumises à des examinateurs tiers et les renseignements sont aussi vus par le bureau des services de recherche de l’université ou son équivalent et l’ensemble des professeur·es, étudiant·es et entreprises participant au projet ainsi que potentiellement par du personnel de soutien. Elles ne devraient donc contenir aucun renseignement confidentiel. Toutefois, lorsque le fait que votre organisation travaille sur le projet ne doit pas être divulgué publiquement ou ne doit pas être révélé à des examinateurs tiers, nous pouvons nous assurer que le nom de l’entreprise soit retiré de la demande avant qu’elle aille à l’examen par les tiers et que l’information ne soit pas inscrite sur notre site Web. (Veuillez prendre note que nous sommes généralement tenus d’inclure les noms des entreprises dans les rapports à nos bailleurs de fonds gouvernementaux, qui peuvent les rendre publiques.)

Toute exception à ces circonstances doit être négociée entre votre organisation et Mitacs. Les exceptions ne seront prises en considération que lorsque le projet ou partenariat est considéré comme ayant une valeur stratégique importante pour Mitacs. Selon les circonstances, les exceptions peuvent exiger la mise en œuvre de nouvelles procédures ou mécanismes, ce qui peut retarder les soumissions de demandes ou leur examen et leur approbation.

3. Pourquoi est-il important pour nous d’avoir une entente de confidentialité?

Les renseignements confidentiels peuvent avoir une valeur importante. Il est donc très important qu’il y ait une compréhension mutuelle de la façon dont ces renseignements seront manipulés lorsqu’ils seront fournis à Mitacs. Les demandeurs potentiels doivent avoir la certitude que nous traitons l’information avec diligence, mais ils doivent aussi comprendre que nous partageons des renseignements des demandes avec des examinateurs pairs et des bailleurs de fonds et que nous ne sommes pas responsables des renseignements qui circulent entre l’établissement d’enseignement postsecondaire et d’autres personnes participant au projet. De même, les demandeurs doivent comprendre que le système de sécurité de Mitacs est approprié pour nous : un OSBL qui a le rôle de réunir les entreprises et les établissements d’enseignement postsecondaire; nous ne possédons aucun renseignement commercial de nature exclusive ni aucun secret industriel de grande valeur à protéger. Les responsabilités de Mitacs et du fournisseur de renseignements confidentiels doivent être documentées et acceptées par les deux parties et une entente de confidentialité (ou une entente par rapport à des renseignements commerciaux de nature exclusive) accomplira ceci. (Mitacs possède un modèle d’entente de confidentialité qui peut être utilisé.) Toute entente de confidentialité doit être examinée par les personnes appropriées de Mitacs avant d’être signée, conformément à notre processus de diligence; la négociation des conditions de l’entente peut être nécessaire. 

4. Comment Mitacs gère-t-il et protège-t-il les renseignements confidentiels? 

Chez Mitacs, nous assumons la responsabilité des renseignements confidentiels qui sont en notre possession. 

Notre cheffe de la confidentialité (CDC) est responsable de notre conformité à l’Engagement concernant les renseignements confidentiels et nos politiques de confidentialité. La CDC peut déléguer la responsabilité quotidienne de la gestion de la politique à la directrice, Risque et conformité. 

Tout membre du personnel à qui des renseignements confidentiels sont transmis est responsable de manipuler et de gérer les renseignements conformément à cet Engagement, à nos politiques de confidentialité et à toute entente de confidentialité régissant la fourniture des renseignements. Les renseignements confidentiels sont conservés de façon à ce que seules les personnes dont le travail l’exige y aient accès.