Mitacs s’engage à protéger et à gérer de façon appropriée les renseignements confidentiels qui nous sont fournis par les entreprises qui participent ou prévoient participer à nos programmes. Cet Engagement concernant les renseignements confidentiels vous informe sur la façon dont nous nous assurons que vos renseignements confidentiels sont manipulés de façon appropriée.

VEUILLEZ NOTER que nous traitons chaque demande à nos programmes avec discrétion et que les employés ne peuvent partager les renseignements dans les demandes, sauf pour les renseignements spécifiés comme étant publics dans le modèle de demande, avec peu d’exceptions (telles que fournir des renseignements à nos bailleurs de fonds gouvernementaux). C’est le cadre normal de nos affaires. De plus, nous nous assurons que les examinateurs tiers acceptent de garder les renseignements de toute demande confidentielle avant d’avoir accès à la demande.

Toutefois, les situations où une entreprise nous fournit des renseignements qui ont une valeur spéciale à cause de leur nature confidentielle (souvent identifiés comme renseignements commerciaux de nature exclusive ou secrets industriels) requièrent une manipulation spéciale; dans ces circonstances, Mitacs doit exercer plus de précaution et de contrôle des renseignements. Cet Engagement définit les renseignements confidentiels et décrit comment Mitacs gère de tels renseignements.

  1. Que sont des renseignements confidentiels?

Renseignements confidentiels s’entend généralement de tout renseignement, peu importe son format ou support, par rapport à l’entreprise et à la gestion de votre entreprise ou organisation, qui inclut les renseignements commerciaux de nature exclusive ou secrets industriels et documents comptables, tel qu’un produit, processus, technologie, logiciel, renseignement sur les activités commerciales, liste de clients, données techniques et d’ingénierie, concept technique, données et résultats de tests, statut et détails de la recherche et du développement de produits et de services et information par rapport à l’acquisition, la protection, le respect et les licences et droits de propriété (incluant les brevets et les droits d’auteurs), qui sont identifiés à Mitacs comme étant confidentiels. Veuillez noter que ceci est une définition générale; une entente de confidentialité, qui doit être signée avant que Mitacs prenne possession de vos renseignements confidentiels contiendra une définition qui aura préséance sur la définition de cette politique.

Les renseignements confidentiels excluront l’information :

  • qui est généralement connue dans votre secteur industriel;
  • qui est maintenant ou deviendra par la suite généralement disponible au public sans acte ou omission préjudiciable de Mitacs;
  • que Mitacs avait en sa possession légitime avant de recevoir les renseignements confidentiels de vous;
  • que Mitacs obtient légitimement d’une tierce partie qui a le droit de le transférer ou de le dévoiler.
  1. Quand Mitacs acceptera-t-il des renseignements confidentiels?

Mitacs prend la protection de vos renseignements confidentiels au sérieux et limite donc les situations où nous accepterons ou aurons accès à vos renseignements confidentiels. Aucun de nos systèmes n’est actuellement certifié pour la sécurité (p. ex., conforme à PCI ou à ISO27001), nous réduisons donc le risque le plus possible en limitant les renseignements confidentiels dans nos systèmes.

Dans les circonstances suivantes, nous pouvons accepter ou obtenir l’accès à des renseignements confidentiels (à certaines conditions, notamment la signature d’une entente de confidentialité appropriée, telle que définie ici et dans les sections suivantes) :

  • Pendant les discussions avec votre organisation afin de déterminer la faisabilité d’un projet Mitacs et pour permettre d’identifier des participants universitaires potentiels, nous pouvons obtenir accès à des versions électroniques de renseignements confidentiels tant que votre organisme l’héberge. Vous pouvez octroyer au personnel de Mitacs approprié un accès limité, avec des options réduites (p. ex. accès en lecture seule). Ceci assure qu’aucun renseignement confidentiel n’est inclus dans des courriels non sécurisés ou n’est sauvegardé de façon non sécuritaire. Toute copie papier de renseignements confidentiels doit être fournie au personnel de Mitacs sur place à votre organisation et repris lorsque le personnel quitte vos locaux. Une entente de confidentialité à cet effet doit être signée avant de donner accès au personnel.
  • Pour nos programmes Accélération, Élévation et Globalink, nous n’acceptons généralement aucun renseignement confidentiel dans les demandes. Les demandes doivent être soumises à des examinateurs tiers et les renseignements sont aussi vus par le bureau des services de recherche de l’université ou son équivalent et tous les professeurs et étudiants participants ainsi que potentiellement du personnel de soutien, et ne devraient donc contenir aucun renseignement confidentiel. Toutefois, lorsque le fait que votre organisation travaille sur le projet ne doit pas être divulgué publiquement ou que ce ne doit pas être révélé à des examinateurs tiers, nous pouvons nous assurer que le nom de l’entreprise soit retiré de la demande avant qu’elle aille à l’examen par les tiers et que l’information ne soit pas inscrite sur notre site Web. (Veuillez prendre note que nous sommes généralement tenus d’inclure les noms d’entreprise dans les rapports à nos bailleurs de fonds gouvernementaux, qui peuvent les rendre publiques.)
  • Puisque le processus de sélection est différent, nous pouvons accepter des renseignements confidentiels dans les demandes Converge, dans les sections qui ne vont pas aux examinateurs tiers pour le processus de sélection.

Toute exception à ces trois circonstances doit être négociée entre votre organisation et Mitacs. Les exceptions ne seront prises en considération que lorsque le projet ou partenariat est considéré comme étant de valeur stratégique importante pour Mitacs. Selon les circonstances, les exceptions peuvent exiger la mise en œuvre de nouvelles procédures ou mécanismes, ce qui peut retarder les soumissions de demandes ou leur examen.

  1. Pourquoi est-il important pour nous d’avoir une entente de confidentialité avec vous?

Les renseignements confidentiels peuvent avoir une valeur importante. Il est donc très important qu’il y ait une compréhension mutuelle de la façon dont ces renseignements seront manipulés lorsqu’ils seront fournis à Mitacs. Vous devriez avoir confiance que nous traitons votre information avec diligence, mais vous devriez aussi comprendre que nous partageons des renseignements des demandes avec des examinateurs pairs et des bailleurs de fonds et que nous ne sommes pas responsables des renseignements que vous partagez avec l’université ou d’autres participants à votre projet. De même, vous devriez comprendre que le système de sécurité de Mitacs est approprié pour nous : un OSBL qui a le rôle de réunir les entreprises et les universités; nous n’avons aucun renseignement commercial de nature exclusive ou secret industriel de grande valeur nous appartenant à protéger. Les responsabilités de Mitacs et de votre entreprise doivent être documentées et convenues et une entente de confidentialité (ou une entente par rapport à des renseignements commerciaux de nature exclusive) accomplira ceci. (Mitacs possède un modèle d’entente de confidentialité qui peut être utilisé.) Toute entente de confidentialité doit être examinée par les personnes appropriées de Mitacs avant d’être signée, conformément à notre processus de diligence appropriée; la négociation de l’accord peut être nécessaire.

  1. Comment Mitacs gère et protège les renseignements confidentiels?

À Mitacs, nous assumons la responsabilité des renseignements confidentiels qui sont en notre possession.

Notre Chef de la protection des renseignements confidentiels est responsable de notre conformité à l’Engagement concernant les renseignements confidentiels et nos politiques de confidentialité. La Chef de la protection des renseignements confidentiels peut déléguer la responsabilité quotidienne de la gestion de la politique à la Gestionnaire, Risque et conformité.

Tout personnel à qui vous fournissez des renseignements confidentiels ou qui entre en contact avec des renseignements confidentiels dans le cadre de ses activités courantes est responsable de manipuler et de gérer les renseignements conformément à cet Engagement, nos politiques de confidentialité et à toute entente de confidentialité gouvernant la fourniture des renseignements.

Le personnel est conscient des exigences entourant la gestion de renseignements confidentiels en général et de la nécessité de se conformer aux modalités de toute entente de confidentialité pertinente.

Les renseignements confidentiels sont conservés de façon à ce que seulement ceux dont le travail l’exige et qui ont signé un formulaire de reconnaissance de l’entente de confidentialité y aient accès.

Nous nous assurons que les renseignements confidentiels sont transmis ou partagés aux personnes autorisées en respect du niveau de sécurité que vous utilisez lorsque vous nous les fournissez.