Sept conseils pour gérer tout type de projets

07/09/2014

Nous travaillons toujours sur un projet quelconque, quelle qu’en soit la nature. Un projet peut être défini comme tout effort déployé dans le but d’atteindre un résultat souhaité dans un intervalle de temps donné, et requérant la réalisation d’une séquence de tâches ou la conduite d’une réflexion.

À titre d’exemple, on peut avoir comme projet d’effectuer de la recherche aux cycles supérieurs, de se trouver un emploi, d’acheter une maison, de trouver un remède contre le cancer, de construire un pont ou même de prendre des vacances bien méritées.

Gary Robinson, expert en gestion de projets et responsable des ateliers de gestion de projets Mitacs Perfectionnement, vous propose ici sept conseils qui vous aideront à faire de tout projet un succès.

1.      Définir les critères de réussite

Commencez par déterminer les raisons qui vous motivent à entreprendre le projet, puis définissez vos cinq ou six principaux critères de réussite. Ayez une vision positive, mais réaliste des résultats qui répondrait à vos critères.

2.      Fixer les limites

En vous appuyant sur votre vision, définissez le projet aussi simplement que possible. Par exemple, « je veux obtenir mon diplôme d’ici le mois de juin 2016 ». Décrivez la dernière activité prévue du projet, comme « assister à la collation des grades ». Si la dernière activité n’est pas clairement définie, le projet risque de s’éterniser. Par ailleurs, dressez la liste de toutes les contraintes auxquelles vous ferez face — moment où des ressources clés seront indisponibles, restrictions de coûts, etc. — et des engagements que vous devrez respecter.

3.      Établir des relations rapidement

Désignez les personnes qui s’engageront dans le projet, notamment votre superviseur, et établissez aussitôt que possible une relation positive avec eux. N’attendez pas d’avoir besoin d’assistance, tissez des liens avant de devoir demander de l’aide. Il est bon de réunir une équipe de projet avant le début des travaux. Certains projets, comme la rédaction d’une thèse ou d’un rapport de plan d’affaires, peuvent être réalisés par une seule personne. Toutefois, vous tirez toujours profit en impliquant d’autres personnes. Par exemple, les étudiants des cycles supérieurs peuvent demander à un collègue d’être leur « compagnon », c’est-à-dire un pair qui commentera leur travail et les aidera à maintenir le cap.

4.      Définir des tâches et un échéancier précis

Commencez par la division du travail en quatre ou cinq catégories : préparation, essais, analyse, rédaction, etc. Dressez ensuite une liste des tâches les plus importantes pour chaque catégorie. À cette étape, mieux vaut restreindre le nombre de tâches; contrairement à ce qu’on pourrait croire, une abondance de détails pourrait causer de la frustration sans rendre les choses plus claires. Concentrez-vous sur vos tâches principales et donnez-vous la liberté de modifier votre façon de faire une fois le travail commencé. Fixez un échéancier et une suite logique de tâches. Vous pourrez déroger de votre programme s’il le faut, aucun projet ne se déroulant exactement comme prévu.

5.      Suivre sa progression

Vérifiez régulièrement si votre progression correspond à votre plan et modifiez ce dernier au besoin. Vous pourrez même souhaiter modifier la définition du projet en cours de route.

6.      Noter ce qui s’est bien passé et tirer leçon du reste

Les projets sont habituellement jugés en fonction du résultat ou du produit. Toutefois, les plus importantes leçons et améliorations viennent de l’examen du déroulement du projet. Accordez-vous du temps pour mesurer régulièrement l’avancement des travaux et pour vous demander ce qui se déroule bien et moins bien, et ce que vous pourriez faire pour améliorer les choses. Il y a toujours moyen d’optimiser sa façon de faire.

7.      Faire des pauses

Prenez soin de vous ainsi que des autres personnes engagées dans le projet. Faites des pauses, limitez le nombre d’heures travaillées et ayez du plaisir en travaillant.  

 


Vous souhaitez en savoir davantage sur la gestion de projets? Les étudiants des cycles supérieurs des universités canadiennes peuvent suivre sans frais les ateliers Les principes de la gestion de projets I et II du programme Mitacs Perfectionnement. 

 

 

 


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Heather Young
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