Guide d’utilisation de Mitacs Plus

Ce guide fournit des instructions étape par étape pour utiliser la nouvelle plateforme Mitacs Plus de Mitacs. Pour de l’information générale sur notre nouvelle plateforme et son public, veuillez cliquer ici.

1. Page d’accueil et navigation sur le site

Une personne manipule de l’équipement de laboratoire dans une pièce lumineuse. L’en-tête du site Web de Mitacs Plus est visible, avec des liens de navigation et trois sections principales : Commencer une demande, Mes demandes et Se connecter, chacune avec des icônes descriptives.

Dans le haut de la page d’accueil se trouve un sélecteur de langue, un centre de messages et des options de connexion. Juste en dessous se trouvent des options pour créer une demande, consulter les demandes existantes, parcourir la FAQ et communiquer avec Mitacs.

* Note – les seuls navigateurs pris en charge sont Edge, Chrome et Safari. Tous les autres navigateurs ne sont pas pris en charge.

2. Ouverture de session et création d’un profil

Utilisateurs et utilisatrices existant·es : Connectez-vous à l’aide de vos identifiants. (Si vous avez un compte sur l’une de nos autres plateformes Mitacs, sauf sur le portail SRG, vous pouvez utiliser la même adresse courriel et le même mot de passe pour accéder à Mitacs Plus. Vous devrez quand même créer un profil la première fois que vous vous connectez.)
Si vous avez créé un compte dans un autre système de Mitacs et que vos identifiants ne fonctionnent pas sur Mitacs Plus, veuillez procéder en tant que nouvel utilisateur dans ce cas. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez nous contacter pour que nous puissions vous aider.
Nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices : Cliquer sur Créez un compte et suivez les instructions. Vous recevrez une notification vous invitant à consulter vos courriels et à confirmer votre compte. Cliquez sur le bouton « Confirmer mon compte » dans le courriel pour retourner sur Mitacs Plus et terminer votre profil. Si vous ne trouvez pas le courriel de confirmation, veuillez vérifier votre dossier de pourriels. Si le courriel de confirmation ne s’y trouve pas, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour obtenir de l’assistance.
Utilisateurs et utilisatrices invité·es : Si l’on vous ajoute en tant que contributeur ou contributrice dans une demande, vous recevrez une invitation par courriel. Cliquez sur lien pour ouvrir une session ou pour valider votre invitation et créer un compte.

Création de profil – Professeur·e superviseur·e

Après avoir ouvert une session, veuillez remplir les champs obligatoires (figure 1). Les professeures superviseures et professeurs superviseurs devront téléverser leur curriculum vitae. Tous les établissements d’enseignement postsecondaire admissibles devraient se trouver dans le menu Organisation. Si ce n’est pas le cas, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour obtenir de l’assistance.

Un formulaire Web intitulé Vos informations avec des champs pour y saisir les renseignements personnels et professionnels, incluant le nom, le type de contact, l’organisation, la faculté et le titre de poste. Une alerte rouge demande aux utilisateurs de remplir toutes les sections obligatoires avant de procéder.

Un formulaire web sous l’onglet Préférences de communication demande l'adresse courriel, une autre adresse courriel, un numéro de téléphone, un numéro de poste et la langue de correspondance, avec un menu déroulant réglé sur FR. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 1 : Page de profil de professeur·e superviseur·e

Création de profil – Organisation partenaire

Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez ouvrir une session et entrer les informations de votre profil (figure 2). Si votre organisation a déjà travaillé avec Mitacs, recherchez-la dans le champ Organisation. Si c’est votre première fois, cliquez sur « Nouveau » pour ajouter manuellement les détails de l’organisation (figure 3).

Formulaire de demande en ligne avec des champs pour le type de contrat, le nom, le pays de résidence, l’organisation, le département, le titre de poste et la case à cocher pour confirmer la véracité des réponses; certains champs ont des icônes d’information. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 2 : page de profil de l’organisation partenaire. Vous pouvez rechercher votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe entourée de rouge dans l’image. Si c’est votre première expérience avec Mitacs, vous pouvez ajouter votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe, puis en cliquant sur « Nouveau » dans la page contextuelle (page qui apparaît à la figure 3 ci-dessous).
Un formulaire web intitulé Créer un enregistrement avec des champs pour le nom de l’organisation, le rôle, l’adresse, le code SCIAN et le site Web, ainsi qu’un bouton bleu Envoyer en bas à droite. Les champs requis sont marqués d’un astérisque rouge.

Figure 3 : Créer une nouvelle page d’enregistrement pour les nouvelles organisations partenaires.

3. Rédiger une demande

Cliquez sur « Commencer une demande »

Sélectionnez « Commencer la demande »

Le système vous guidera à travers plusieurs sections, notamment l’aperçu du projet, les déclarations de recherche etles membres du projet. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge *

Capture d’écran de la page Web du programme Accélération de Mitacs affichant un aperçu du programme, le financement, l’admissibilité et les politiques importantes concernant la participation, avec des titres et des points clés décrivant les exigences et les directives pour déposer une demande.

a. Aperçu du projet
Comprend des détails de base sur le projet, comme le titre, le domaine d’étude, etc.
Un formulaire web intitulé Aperçu du projet avec des menus déroulants pour les libellés de la demande, le titre du projet, le domaine d'étude, le secteur prioritaire, le secteur secondaire et le secteur tertiaire, ainsi que des liens de navigation dans la barre latérale de gauche.

b. Déclarations de recherche
Visibles pour tous les contributeurs et toutes les contributrices, mais uniquement modifiables par le ou la professeur·e superviseur·e. Certaines réponses peuvent déclencher des champs supplémentaires de clarification. Les rôles Bureau des services de recherche (BSR) et Organisation partenaire ont un accès en lecture seule.

Vue BSR/Organisation partenaire (avant que le ou la professeur·e superviseur·e remplisse le formulaire) :
Un tableau avec des en-têtes de colonne : Formulaire, Contributeur·trice, Déclaration soumise et Actions. En-dessous se trouve un message surligné qui se lit comme suit : Il n’y a aucun enregistrement à afficher.

Vue Professeur·e superviseur·e :
Une ligne de tableau montre le formulaire Sécurité de la recherche et conflit d'intérêts de la contributrice Jeanne Durant, indique que la déclaration n’a pas été soumise « Non »), et affiche le bouton Ouvrir le formulaire.

c. Membres du projet
Ajouter des participant·es à votre projet.
Une page web intitulée « Membres du projet » affiche un tableau avec les noms des membres, les rôles et les actions. À droite, un bouton bleu « + Ajouter » est mis en évidence dans une case rouge pour ajouter de nouveaux membres. La barre latérale gauche affiche les options de navigation.

Vous pouvez choisir le rôle de votre contributeur (professeur·e superviseur·e, organisation partenaire ou rédacteur ou rédactrice de demande de subventions*), l’inviter aux demandes en ajoutant son nom et son courriel, et vous pouvez choisir sont type d’accès (A le droit de modifier). Veuillez noter que la personne représentant le BSR qui est associée à l’établissement du ou de la professeur·e superviseur·e sera automatiquement ajoutée à la demande. Si aucun nom n’apparaît, ou s’il y a une erreur quant à la personne qui représente le BSR, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour obtenir de l’assistance.
Un formulaire intitulé Ajouter un contributeur avec des champs pour le rôle, le prénom, le nom, l’adresse courriel et un courriel de confirmation. Une section en-dessous indique « A le droit de modifier » avec les boutons radio Oui et Non. Le bouton Inviter se trouve en bas à droite.
*Rédacteur ou rédactrice de demande de subventions : est une personne supplémentaire que vous pouvez décider d’ajouter pour aider à la rédaction de la proposition. Cette personne n’aura pas à signer la demande. Vous pouvez choisir une personne stagiaire, un membre du personnel administratif du département ou toute autre personne à qui vous souhaitez confier ce rôle. Si la personne qui a été choisie pour réaliser le stage est ajoutée comme rédactrice de demande de subvention, veuillez que vous devrez tout de même l’ajouter manuellement comme stagiaire dans la demande ultérieurement. Vous devrez l’inviter à titre de stagiaire une fois que le projet aura été déposé.

d. Budget
Utilisez cette section pour estimer le nombre de stagiaires et la durée prévue de leurs stages respectifs. Le système calculera automatiquement la contribution proposée du partenaire.

Veuillez consulter les captures d’écran ci-dessous à titre d’exemple. Vous devez choisir la durée prévue du projet dans son ensemble, puis ajouter des stagiaires, en précisant leur niveau d’étude, le type de stage (4 ou 6 mois) et la durée totale du stage. Selon les sélections, le système calculera automatiquement le nombre d’unités de stage pour cette personne stagiaire.
Capture d’écran montrant une interface de gestion de budget. Le côté gauche affiche les détails du projet et un bouton Ajouter, tandis que le côté droit affiche un formulaire Créer avec des champs déroulants pour le niveau académique, le type de stage et la durée.

Les stagiaires au postdoctorat passent automatiquement au modèle de 20 000 $
Toutes les autres personnes stagiaires sont associées par défaut au modèle de 15 000 $ (durée de quatre mois par unité au moment de la soumission, mais le ou la professeur·e superviseur·e peut ajuster la durée à six mois par unité après l’ajout de la personne stagiaire, au besoin)
Le modèle à 10 000 $ n’est pas disponible

Si nécessaire, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour procéder à une modification.
Un tableau montre les contributions des partenaires par niveau d’études des stagiaires : premier cycle (2 stagiaires, 15 000 $), maîtrise (4, 30 000 $), doctorat (4, 10 000 $), totalisant 70 000 $ en contribution des partenaires pour une subvention totale de 140 000 $.

e. Détails de la facturation
Cette section peut uniquement être remplie par l’organisation partenaire. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront l’écran suivant :

Une page web de Mitacs affiche un message d’avertissement indiquant que la section est réservée uniquement aux contacts des organisations partenaires. L’onglet Détails de facturation est sélectionné dans le menu de gauche, et les boutons de navigation sont en bas.

Les organisations partenaires devront remplir les détails de la facturation comme indiqué sur cet écran.

Un formulaire web intitulé Détails de facturation affiche les champs pour le nom de l’entreprise, l’adresse, le pays, la province, le code postal, le courriel et les infos de la case postale. La barre latérale de gauche liste les sections du projet comme Budget, Proposition de projet de recherche et Sommaire et signature.

f. Proposition de projet de recherche
Téléchargez et remplissez le modèle de proposition. Téléversez la version finale avec les documents à l’appui (tableaux, figures, etc.). Vous pouvez communiquer avec votre conseiller ou conseillère du DA de Mitacs pour obtenir de l’aide avant de déposer votre demande.
Capture d’écran d’une page de soumission de proposition de projet de recherche en ligne avec des sections pour téléverser une proposition au format Word et des documents de soutien optionnels, ainsi que des boutons de navigation pour Précédent, Enregistrer l'ébauche et Suivant en bas.

g. Détails additionnels sur l’organisation partenaire
Il s’agit d’une autre section réservée à l’organisation partenaire. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront ce qui suit :

Capture d’écran du portail de demande de Mitacs montrant un message d’avertissement : Cette section est réservée à la ou aux personnes-ressources de l'organisation partenaire. Veuillez remplir les autres sections de lea demande.

Les organisations partenaires doivent fournir les renseignements suivants :

Un formulaire web intitulé Détails additionnels sur l'organisation partenaire avec des champs pour la date de constitution en personne morale, la taille de l’organisation, la taille de l’organisation au Canada, ainsi que des questions sur le statut de la société mère, les filiales et la R-D au Canada.

h. Mobilisation et impact (facultatif)
Cette section est à remplir si votre projet a un volet d’innovation sociale ou d’engagement des communautés autochtones. Vous pouvez téléverser des lettres d’appui, le cas échéant.
Capture d’écran d’une section du formulaire intitulée Engagement et impact avec des zones pour décrire l’innovation sociale et la participation facultative des communautés autochtones, des cases à cocher et un bouton Choisir un fichier pour télécharger les documents à l’appui.

i. Évaluateurs et évaluatrices
Les personnes demandeuses doivent proposer un minimum de six évaluatrices ou évaluateurs potentiel·le·s et signaler les personnes à éviter (p. ex. en raison de conflits d’intérêts).

Les évaluateurs et évaluatrices que vous choisissez doivent être « indépendant·es », c’est-à-dire la personne évaluatrice :

doit être une personne experte chevronnée des domaines de recherche et des aspects techniques décrits dans la demande;
ne doit PAS être du même établissement d’enseignement que les participantes et participants (stagiaires, professeur·es superviseur·es);
ne doit PAS avoir eu de collaboration avec les parties prenantes du projet (stagiaire·s, professeur·es superviseur·es, organisation·s partenaire·s) au cours des cinq (5) dernières années ni envisager d’en avoir dans un proche avenir.

4. Signature

Lorsque votre demande est prête, cliquez sur Signer. Cette action aura pour effet de verrouiller la demande et de déclencher l’envoi de notifications par courriel à tous les contributeurs et toutes les contributrices pour les inviter à signer. Une fois que toutes les personnes participantes ont signé, un avis de demande de signature finale sera envoyé au ou à la représentant·e du BSR. Il sera possible de télécharger un PDF de la demande dans un délais de deux jours ouvrables depuis la section Documents. Pour consulter le PDF, veuillez suivre les étapes suivantes :

Accédez à Mes demandes dans le portail Mitacs Plus.

Une personne portant un équipement de sécurité verse de l’azote liquide, avec le site « Mitacs Plus : votre projet commence ici ». « Mes demandes » dans le menu supérieur et le bouton « Voir mes demandes » sont surlignés en rouge.

Trouvez la ou les demandes ayant pour statut « En attente de signatures de l’établissement d’enseignement ». À partir des points de suspension, choisissez « Afficher les détails »

Un tableau de bord du portail de demande de Mitacs montre un tableau avec les demandes, leur statut et les options d’action. Un statut, En attente de signatures de l’établissement d’enseignement et Afficher les détails, sont encerclés dans des cases rouges.

Choisissez l’onglet Documents et sous Documents générés , vous trouverez le rapport PDF PRIME « SM Internal ». Il s’agit d’une version téléchargeable complète de la demande. Cliquez sur l’hyperlien bleu de ce document pour l’ouvrir, ce qui vous permettra de le télécharger et de le sauvegarder.

Une capture d’écran d’un portail en ligne nommé Accélération affiche l’onglet Documents sélectionné. Deux documents sont visibles : un modèle de proposition de recherche et un rapport PDF intitulé SIM Interne.

Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés d’accès à ce document, veuillez utiliser l’option Contactez-nous dans le portail ou communiquer avec nous par courriel [email protected].

Lorsque la demande est signée par le BSR, elle est automatiquement soumise à Mitacs aux fins d’évaluation.

5. Ajout des stagiaires

Pour ajouter les stagiaires, le ou la professeur·e superviseur·e peut les inviter dès le dépôt de la demande. Il est également possible d’attendre que le projet ait été approuvé. Remarque : Les stagiaires recevront un avis et ne pourront être confirmé·es qu’après l’approbation du projet.

Dans le tableau de bord, choisissez la demande à laquelle vous souhaitez inviter des stagiaires et cliquez sur le numéro d’identification (cliquez sur l’hyperlien ou cliquez sur les points de suspension et sélectionnez « Voir la demande »).
Un tableau de bord affichant un tableau des demandes de subvention avec des colonnes pour le No de la demande, la demande, la date de soumission, la date d’octroi, le statut et les actions. L’action « Voir la demande » est surlignée dans l’une des lignes de demande.

Accédez ensuite à l’onglet « Détails du stage ».

Une capture d’écran du portail de demande Accélération de Mitacs affiche l’onglet Détails du stage. Une étiquette verte « Projet approuvé » apparaît au-dessus d’un message indiquant : Votre demande a été approuvée!

Sélectionnez l’unité de stage du budget proposé auquel vous souhaitez nommer une personne stagiaire, et parmi les actions, choisissez «Désignation de stagiaire». Le système vous demandera d’ajouter son prénom, son nom de famille et son adresse courriel. Vous choisirez la répartition des fonds pour ce stage (c.-à-d. les coûts de recherche et l’allocation). Enfin, vous choisirez la date de début du stage et sa durée (4 ou 6 mois). Une fois tous les champs remplis, vous devrez confirmer les renseignements.
Un tableau intitulé Détails du projet présente six stagiaires avec le statut En attente, de niveau doctorat, une contribution du partenaire de 7 500 $, une contribution supplémentaire de 0 $, la somme de 14 500 $ pour la subvention totale, une allocation de 5 000 $ et Pas de facture accessible.

Une fois le projet approuvé, l’organisation partenaire doit approuver le budget relatif à la persnonne stagiaire. Elle devra suivre les mêmes étapes que celles indiquées ci-dessus pour accéder au projet et voir la liste des stagiaires. Veuillez noter : Ces étapes devront être réalisées pour chaque unité de stage. Après avoir confirmé une personne stagiaire, retournez à la page des détails de la subvention pour confirmer les autres stagiaires nommé·es (s’il y a lieu), comme l’indiquent les 3 points sous la colonne d’action.
Un tableau montrant les détails du statut du stagiaire, notamment l’admissibilité, le niveau d’études, les contributions financières, l’allocation, les dates de début et de fin et les actions. L’option Confirmer le financement est mise en évidence dans le menu des actions pour un stagiaire.

Par la suite, la personne stagiaire recevra l’invitation et devra remplir son profil (remarque : cette étape se déroule après l’approbation du projet). Mitacs vérifiera son admissibilité puis, une fois celle-ci confirmée, la facture du stage sera envoyée au partenaire.

Une section intitulée Prochaines étapes énumère cinq étapes relatives à l’approbation de l’accueil des stagiaires, y compris la soumission des renseignements sur les stagiaires, l’avis d’admissibilité, la production des factures, le traitement des paiements et le début du projet.

6. Messages

Mitacs peut vous envoyer des messages sur le portail concernant :

des mises à jour;
des questions concernant l’admissibilité;
des demandes de révision.

Vous recevrez un avis par courriel lorsqu’un message vous est envoyé sur le portail.

Les messages se trouvent dans le ruban de navigation supérieur, qui mène à tous les messages envoyés au sujet de vos demandes.

Capture d’écran d’une barre de navigation bleue sur un site Web avec un logo Mitacs à gauche et des options de menu : Créer une demande, Mes demandes, FAQ, Contactez-nous. Messages est surligné en orange en haut à droite.

Vous pouvez également accéder à vos messages portant sur un projet en particulier dans l’onglet Messages d’un projet donné.

Un tableau de bord pour un projet appelé Accélération affiche son numéro ID, le statut de la demande (En cours d’évaluation) et les onglets de navigation. L’onglet Messages est surligné par une boîte orange.

Vous pourrez voir les messages et y répondre.

Une page Web affiche une liste de messages avec des colonnes pour la date d’envoi, l’expéditeur, l’objet et un bouton « Afficher » sous la colonne du message. L’onglet « Messages » est sélectionné et le nom d’un expéditeur est caviardé.

Lorsque vous visualisez le message, l’option de réponse est disponible. Il n’est pas possible de commencer un nouveau message depuis le portail. En cas de questions, vous devez utiliser l’option Contactez-nous qui se trouve dans le ruban de navigation supérieur.

La barre de navigation du site Web montrant le logo Mitacs à gauche et les liens Créer une demande, Mes demandes, FAQ et Contactez-nous à droite, avec Contactez-nous surligné avec une bordure orange.

7. Vérification du statut des demandes

Le tableau de bord Mes demandes affiche le statut des demandes : Déposé, En cours d’évaluation, Projet approuvé, etc.

Capture d’écran de la page Web de Mitacs montrant l’onglet « Mes demandes ». Une liste présente plusieurs demandes Accélération et leur numéro ID, leur date de soumission et leur statut, comme En cours d’évaluation et Révisions demandées.

Pour en savoir plus sur une demande en particulier :

Cliquez sur les points de suspension de la demande et sélectionnez Voir la demande.
Cliquez sur l’onglet Détails du stage pour consulter l’admissibilité de la personne stagiaire et le statut de la facture.

Capture d’écran du tableau de bord des demandes Accélération de Mitacs affichant l’onglet Détails du stage et le message suivant : Votre demande a été approuvée!, suivi des étapes à suivre.

Un tableau intitulé Détails du projet indique le statut du stagiaire, l’admissibilité, le nom, le niveau d’études, les contributions, la subvention, l’allocation, les dates de début et de fin et le statut de la facture pour plusieurs stagiaires. Les colonnes importantes sont surlignées dans des cases orange.

8. Accès aux documents sur le portail

Vous trouverez les documents suivants dans la section Documents de chaque projet :

Modèle de proposition que vous avez soumis
Lettre de résultat de l’évaluation
Commentaires d’évaluation
Lettre(s) d'octroi

Un tableau de bord de gestion de projet affiche les téléchargements de documents et les documents générés sous l’onglet Documents, avec les noms de fichiers, les descriptions, les dates de téléversement et de génération de documents, ainsi qu’un statut de demande approuvé en évidence.

Guide d’utilisation de Mitacs Plus

Création de profil – Professeur·e superviseur·e

Création de profil – Organisation partenaire

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