Guide d’utilisation de Mitacs Plus

Ce guide fournit des instructions étape par étape pour utiliser la nouvelle plateforme Mitacs Plus de Mitacs. Pour de l’information générale sur notre nouvelle plateforme et son public, veuillez cliquer ici.

1. Page d’accueil et navigation sur le site

Page d’accueil du site Web de Mitacs Plus, qui présente un coucher de soleil sur un long pont traversant un cours d’eau. Les options pour en savoir plus sur Mitacs, déposer une demande, gérer ses demandes et se connecter au portail se trouvent au bas de la page.

Dans le haut de la page d’accueil se trouvent le centre de messages et les options de connexion. Juste en dessous se trouvent des options pour créer une demande, consulter les demandes existantes, parcourir la FAQ et communiquer avec Mitacs.

* Note – les seuls navigateurs pris en charge sont Edge et Chrome. Aucun autre navigateur n’est pris en charge.

2. Ouverture de session et création d’un profil

Il existe plusieurs façons d’accéder à Mitacs Plus selon votre rôle d’utilisateur et votre objectif.

Utilisateurs et utilisatrices existant·es : Connectez-vous à l’aide de vos identifiants. (Si vous avez un compte sur l’une de nos autres plateformes Mitacs, sauf sur le portail SRG, vous pouvez utiliser la même adresse courriel et le même mot de passe pour accéder à Mitacs Plus. Vous devrez quand même créer un profil la première fois que vous vous connectez.)
Si vous avez créé un compte dans un autre système de Mitacs et que vos identifiants ne fonctionnent pas sur Mitacs Plus, veuillez procéder en tant que nouvel utilisateur dans ce cas. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez nous contacter pour que nous puissions vous aider.
Nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices : Cliquer sur Créer un compte et suivez les instructions. Vous recevrez une notification vous invitant à consulter vos courriels et à confirmer votre compte. Cliquez sur le bouton « Confirmer mon compte » dans le courriel pour retourner sur Mitacs Plus et terminer votre profil. Si vous ne trouvez pas le courriel de confirmation, veuillez vérifier votre dossier de pourriels. Si le courriel de confirmation ne s’y trouve pas, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour obtenir de l’assistance.

Une personne en sarrau blanc manipule du matériel scientifique près d’une fenêtre ; le texte indique : Mitacs Plus : Votre projet commence ici. Les options du menu du site Web apparaissent en haut de l’image.

Utilisateurs et utilisatrices invité·es : Si l’on vous ajoute en tant que contributeur ou contributrice dans une demande, vous recevrez une invitation par courriel. Cliquez sur lien pour ouvrir une session ou pour valider votre invitation et créer un compte.
- Lorsque vous créez votre compte, vous devez utiliser la même adresse courriel que celle à laquelle a été envoyée l’invitation.

Création de profil – Professeur·e superviseur·e

Après avoir ouvert une session, veuillez remplir les champs obligatoires (Figure 1). Les professeures superviseures et professeurs superviseurs devront téléverser leur curriculum vitae. Tous les établissements d’enseignement postsecondaire admissibles devraient se trouver dans le menu Organisation. Si ce n’est pas le cas, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] courriel pour obtenir de l’assistance.

Un formulaire Web intitulé Vos informations avec des champs pour y saisir les renseignements personnels et professionnels, incluant le nom, le type de contact, l’organisation, la faculté et le titre de poste. Une alerte rouge demande aux utilisateurs de remplir toutes les sections obligatoires avant de procéder.

Un formulaire web sous l’onglet Préférences de communication demande l'adresse courriel, une autre adresse courriel, un numéro de téléphone, un numéro de poste et la langue de correspondance, avec un menu déroulant réglé sur FR. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 1 : Page de profil de professeur·e superviseur·e

Création de profil – Organisation partenaire

Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez ouvrir une session et entrer les informations de votre profil (figure 2). Si votre organisation a déjà travaillé avec Mitacs, recherchez-la dans le champ Organisation. Si c’est votre première fois, cliquez sur « Nouveau » pour ajouter manuellement les détails de l’organisation (figure 3).

Formulaire de demande en ligne avec des champs pour le type de contrat, le nom, le pays de résidence, l’organisation, le département, le titre de poste et la case à cocher pour confirmer la véracité des réponses; certains champs ont des icônes d’information. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 2 : page de profil de l’organisation partenaire. Vous pouvez rechercher votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe entourée de rouge dans l’image. Si c’est votre première expérience avec Mitacs, vous pouvez ajouter votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe, puis en cliquant sur « Nouveau » dans la page contextuelle (page qui apparaît à la figure 3 ci-dessous).
Un formulaire web intitulé Créer un enregistrement avec des champs pour le nom de l’organisation, le rôle, l’adresse, le code SCIAN et le site Web, ainsi qu’un bouton bleu Envoyer en bas à droite. Les champs requis sont marqués d’un astérisque rouge.

Figure 3 : Créer une nouvelle page d’enregistrement pour les nouvelles organisations partenaires.

3. Rédiger une demande

Cliquez sur « Créer une demande »

Capture d’écran de la page Web du programme Accélération de Mitacs affichant un aperçu du programme, le financement, l’admissibilité et les politiques importantes concernant la participation, avec des titres et des points clés décrivant les exigences et les directives pour déposer une demande.

Sélectionnez « Commencer la demande »

Le système vous guidera à travers plusieurs sections, notamment l’aperçu du projet, les déclarations de recherche etles membres du projet. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge *

a. Aperçu du projet
Comprend les renseignements de base concernant le projet, comme le titre, le domaine d’étude, etc.

Un formulaire web intitulé Aperçu du projet avec des menus déroulants pour choisir la langue de la demande, le titre du projet, le domaine d’étude, le secteur prioritaire, le secteur secondaire et le secteur tertiaire, ainsi que le nom du conseiller ou de la conseillère. Un menu latéral présente les sections de la demande.

b. Membres du projet
Ajoutez des participant·es à votre projet.
Une page web intitulée « Membres du projet » affiche un tableau avec les noms des membres, les rôles et les actions. À droite, un bouton bleu « + Ajouter » est mis en évidence dans une case rouge pour ajouter de nouveaux membres. La barre latérale gauche affiche les options de navigation.

Un formulaire intitulé Ajouter un contributeur avec des champs pour le rôle, le prénom, le nom, l’adresse courriel et un courriel de confirmation. Une section en-dessous indique « A le droit de modifier » avec les boutons radio Oui et Non. Le bouton Inviter se trouve en bas à droite.
Vous pouvez choisir le rôle de votre contributrice ou contributeur (soit professeur·e superviseur·e, organisation partenaire ou rédacteur·rice de demande de subvention*) et l’inviter à participer à la demande en ajoutant son nom et son adresse courriel. Vous pouvez également déterminer son niveau d’accès à la demande grâce aux autorisations de modification. Veuillez noter que les demandes peuvent comporter plusieurs professeur·es superviseur·es de plusieurs établissements postsecondaires.

Veuillez noter que toute personne membre du bureau des services de recherche (BSR) qui est liée à l’établissement de la professeure superviseure ou du professeur superviseur sera automatiquement ajoutée à la demande. Aucune invitation manuelle n’est nécessaire. Si aucun nom n’apparaît, ou s’il y a une erreur quant à la ou aux personnes membres du BSR, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à
[email protected].

Un champ de formulaire intitulé « Veuillez indiquer qui est la chercheuse principale ou le chercheur principal pour ce projet » comporte une zone de texte pour saisir un nom et une icône d’information à côté. Les instructions sont affichées sous le champ.

Il faut désigner une chercheuse principale ou un chercheur principal. Cette personne est principalement responsable des activités de recherche. Il est important d’accorder le droit de modification à la deuxième personne superviseure. Cette personne doit également remplir les déclarations de recherche.

* Rédacteur ou rédactrice de demande de subventions : est une personne supplémentaire que vous pouvez décider d’ajouter pour aider à la rédaction de la proposition. Cette personne n’aura pas à signer la demande. Vous pouvez choisir une personne stagiaire, un membre du personnel administratif du département ou toute autre personne à qui vous souhaitez confier ce rôle. Si la personne qui a été choisie pour réaliser le stage est ajoutée comme rédactrice de demande de subvention, veuillez noter que vous devrez tout de même l’ajouter manuellement comme stagiaire dans la demande ultérieurement. Vous devrez l’inviter à titre de stagiaire une fois que le projet aura été déposé.

c. Déclarations de recherche et formulaire de conflits d’intérêts
Cette section est visible par l’ensemble des membres du projet, mais modifiable uniquement par la professeure superviseure ou le professeur superviseur. Si la demande prévoit un·e deuxième professeur·e superviseur·e, cette personne devra également remplir les déclarations de recherche. Lorsque vous l’invitez sur le portail, vous devez lui attribuer des droits de « modification ». Selon les réponses fournies, des champs supplémentaires peuvent s’afficher pour recueillir plus de détails. Les rôles du bureau des services de recherche (BSR) et des organisations partenaires ont un accès en lecture seule.

Vue BSR/Organisation partenaire (avant que le ou la professeur·e superviseur·e remplisse le formulaire) :
Tableau comportant les colonnes : Formulaire, Contributeur·rice, Déclaration soumise, Actions. Deux lignes présentent les contributeurs Jane Doe et une personne dont le nom est masqué. Pour Jane Doe, la colonne « Déclaration soumise » indique Oui, alors que pour l’autre personne, elle indique Non.

Vue Professeur·e superviseur·e :

Tableau présentant deux lignes . Chaque ligne comporte le formulaire sur la sécurité de la recherche et les conflits d’intérêts déposés par deux contributeurs : Jane Doe et une personne dont le nom est masqué, avec la réponse « Non » dans la colonne « Déclaration soumise » et des actions vides.

Un tableau présente les formulaires de sécurité de la recherche. Jane Doe a soumis une déclaration, tandis que l’autre personne ne l’a pas fait. Les boutons d’action permettent d’ouvrir le formulaire de Jane Doe et de le consulter.

Capture d’écran d’un formulaire de déclaration de recherche comportant des questions sur les données concernant des sujets humains, du matériel biologique humain, l’implication d’animaux, les matières dangereuses et les activités du projet à l’extérieur de l’établissement. Chaque question comporte un menu déroulant pour les réponses.

Un formulaire Web avec des questions à choix multiples sur la sécurité de la recherche, notamment sur l’utilisation des données personnelles, les infrastructures essentielles, les biens réglementés, la propriété intellectuelle et les domaines de recherche sensibles. Les instructions et les liens sont visibles en haut de la page.

Sécurité de la recherche et conflits d’intérêts — professeur·e superviseur·e

Formulaire intitulé « Sécurité de la recherche et conflits d’intérêts — professeur superviseur » comportant des questions sur les affiliations, l’emploi, l’influence, la propriété et l’appartenance au conseil d’administration des organisations partenaires, ainsi que des liens vers les politiques et les organisations de recherche nommées.

d. Budget
Utilisez cette section pour estimer le nombre de stagiaires et la durée prévue de leurs stages respectifs. Le système calculera automatiquement la contribution proposée du partenaire.

Veuillez consulter les captures d’écran ci-dessous à titre d’exemple. Vous devez choisir la durée prévue du projet dans son ensemble, puis ajouter les stagiaires qui devraient y participer, en précisant leur niveau d’étude, le type de stage (4 ou 6 mois) et la durée totale du stage. Selon les sélections, le système calculera automatiquement le nombre d’unités de stage pour cette personne stagiaire.
Formulaire Web pour la budgétisation des projets de stage. Des sections sont prévues pour la durée du projet et le nombre de stagiaires. Les champs de saisie et le bouton « Ajouter » sont encadrés en rouge. Un message indique qu’au moins une personne stagiaire est requise.

Si votre établissement exige le nom et la date de début prévue des chercheuses et chercheurs au postdoctorat, vous pouvez fournir ces renseignements supplémentaires lorsque vous ajoutez les stagiaires au projet. Voir la capture d’écran ci-dessous :

Un formulaire demande si l’établissement postsecondaire exige le nom et la date de début du chercheur ou de la chercheuse au postdoctorat, suivi de champs pour le prénom, le nom, les dates de début et de fin prévues, et l’adresse électronique. Les boutons « Ajouter » et « Annuler » se trouvent au bas de la page.

Une fois les personnes stagiaires ajoutées au projet, leur nom s’affichera sur la page, ainsi que leur niveau d’études, le type de stage, la durée du stage et le nombre d’unités pour chaque stagiaire.

Les stagiaires au postdoctorat passent automatiquement au modèle de 20 000 $
Toutes les autres personnes stagiaires sont associées par défaut au modèle de 15 000 $ (durée de quatre mois par unité au moment de la soumission, mais le ou la professeur·e superviseur·e peut ajuster la durée à six mois par unité après l’ajout de la personne stagiaire, au besoin)
Le modèle à 10 000 $ n’est pas disponible

Si nécessaire, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour procéder à une modification.
Un tableau montre les contributions des partenaires par niveau d’études des stagiaires : premier cycle (2 stagiaires, 15 000 $), maîtrise (4, 30 000 $), doctorat (4, 10 000 $), totalisant 70 000 $ en contribution des partenaires pour une subvention totale de 140 000 $.

Le partenaire sera invité à approuver le budget proposé, qui se trouve au bas de la page.

Un tableau intitulé Déclarations des organisations partenaires affichant des colonnes pour Formulaire, Contributeur, Déclaration soumise (Non) et un bouton Actions intitulé Afficher le formulaire.

Formulaire intitulé Déclarations des organisations partenaires avec des menus déroulants pour la confirmation de la contribution estimée et le financement provenant de l’aide gouvernementale, et un bouton bleu Soumettre en bas à droite.

e. Détails de facturation
Seule l’organisation partenaire peut remplir cette section. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront l’écran suivant :

Une page web de Mitacs affiche un message d’avertissement indiquant que la section est réservée uniquement aux contacts des organisations partenaires. L’onglet Détails de facturation est sélectionné dans le menu de gauche, et les boutons de navigation sont en bas.

Les organisations partenaires devront remplir les détails de la facturation comme indiqué sur cet écran.

f. Proposition de projet de recherche
Téléchargez le modèle de proposition en cliquant sur le lien « Modèle de projet de recherche » situé sous Modèle et remplissez-le. Téléversez la proposition dûment remplie en cliquant sur « Choisir un fichier » sous Téléverser la proposition de projet. Il est possible de téléverser les documents d’appui (tableaux, figures, etc.) dans un fichier séparé. Pour ce faire, cliquez sur « Choisir un fichier » sous Documents d’appui. Vous pouvez communiquer avec votre conseiller ou conseillère Mitacs pour obtenir de l’aide avant de soumettre votre proposition.
Un formulaire de demande Web affiche un avertissement en rouge : « Cette section est réservée aux personnes-ressources de l’organisation partenaire. » Les boutons de navigation « Précédent », « Enregistrer l’ébauche » et « Suivant » sont visibles. Un menu latéral énumère les sections de la demande.

g. Détails additionnels sur l’organisation partenaire
Il s’agit d’une autre section réservée à l’organisation partenaire. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront ce qui suit :

Capture d’écran du portail de demande de Mitacs montrant un message d’avertissement : Cette section est réservée à la ou aux personnes-ressources de l'organisation partenaire. Veuillez remplir les autres sections de lea demande.

Les organisations partenaires doivent fournir les renseignements suivants :

Un formulaire web intitulé Détails additionnels sur l'organisation partenaire avec des champs pour la date de constitution en personne morale, la taille de l’organisation, la taille de l’organisation au Canada, ainsi que des questions sur le statut de la société mère, les filiales et la R-D au Canada.

*Certaines réponses peuvent faire apparaître des questions supplémentaires.

h. Mobilisation et impact (facultatif)
Cette section est à remplir si votre projet a un volet d’innovation sociale ou d’engagement des communautés autochtones. Vous pouvez téléverser des lettres d’appui, le cas échéant.
Capture d’écran d’une section du formulaire intitulée Engagement et impact avec des zones pour décrire l’innovation sociale et la participation facultative des communautés autochtones, des cases à cocher et un bouton Choisir un fichier pour télécharger les documents à l’appui.

i. Évaluateurs et évaluatrices
Les personnes demandeuses doivent proposer un minimum de six évaluatrices ou évaluateurs potentiel·le·s et signaler les personnes à éviter (p. ex., en raison de conflits d’intérêts). Veuillez noter que le nombre de personnes évaluatrices est limité à deux par établissement postsecondaire.

Une évaluatrice ou un évaluateur doit faire preuve d’impartialité et d’indépendance, c’est-à-dire que cette personne :

doit être une personne experte chevronnée des domaines de recherche et des aspects techniques décrits dans la demande;
ne doit PAS relever du même établissement d’enseignement que les participantes et participants (stagiaires, professeur·es superviseur·es);
ne doit PAS avoir eu de collaboration avec les parties prenantes du projet (stagiaire·s, professeur·es superviseur·es, organisation·s partenaire·s) au cours des cinq (5) dernières années ni envisager d’en avoir dans un proche avenir.

4. Signature

Lorsque votre demande est prête, cliquez sur Signature. Cette opération verrouillera la demande et enverra des notifications par courriel à l’ensemble des contributrices et contributeurs, les invitant à la signer. Lorsque les signatures des professeur·es superviseur·es et des organisations partenaires sont recueillies, la ou le membre du BSR reçoit un avis pour apposer la signature finale. Vous pourrez télécharger un fichier PDF de la demande à partir de la section Documents dans les deux jours ouvrables. Pour consulter le fichier PDF, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Accédez à Mes demandes dans le portail Mitacs Plus.

Une personne portant un équipement de sécurité verse de l’azote liquide, avec le site « Mitacs Plus : votre projet commence ici ». « Mes demandes » dans le menu supérieur et le bouton « Voir mes demandes » sont surlignés en rouge.

2. Repérez la ou les demandes affichant le statut « En attente de signature de l’établissement d’enseignement ». Cliquez sur les points de suspension et sélectionnez « Voir la demande ».

Un tableau de bord du portail de demande de Mitacs montre un tableau avec les demandes, leur statut et les options d’action. Un statut, En attente de signatures de l’établissement d’enseignement et Afficher les détails, sont encerclés dans des cases rouges.

3. Choisissez l’onglet Documents et sous Documents générés, vous trouverez le rapport PDF PRIME « Interne – SM ». Il s’agit d’une version téléchargeable complète de la demande. Cliquez sur l’hyperlien bleu de ce document pour l’ouvrir, ce qui vous permettra de le télécharger et de le sauvegarder.

Une capture d’écran d’un portail en ligne nommé Accélération affiche l’onglet Documents sélectionné. Deux documents sont visibles : un modèle de proposition de recherche et un rapport PDF intitulé SIM Interne.

Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés d’accès à ce document, veuillez utiliser l’option Contactez-nous dans le portail ou communiquer avec nous par courriel [email protected].

Lorsque la demande est signée par le BSR, elle est automatiquement soumise à Mitacs aux fins d’évaluation.

5. Ajout des stagiaires

Pour ajouter les stagiaires, le ou la professeur·e superviseur·e peut les inviter dès le dépôt de la demande. Il est également possible d’attendre que le projet ait été approuvé. Remarque : Les stagiaires recevront un avis et ne pourront être confirmé·es qu’après l’approbation du projet.

a) À partir du tableau de bord, choisissez la demande à laquelle vous souhaitez inviter des stagiaires et cliquez sur le numéro d’identification de la demande (hyperlien, ou allez aux points de suspension et choisissez Voir la demande).
Un tableau de bord affichant un tableau des demandes de subvention avec des colonnes pour le No de la demande, la demande, la date de soumission, la date d’octroi, le statut et les actions. L’action « Voir la demande » est surlignée dans l’une des lignes de demande.

b) Accédez ensuite à l’onglet Détails du stage.

Une capture d’écran du portail de demande Accélération de Mitacs affiche l’onglet Détails du stage. Une étiquette verte « Projet approuvé » apparaît au-dessus d’un message indiquant : Votre demande a été approuvée!

c) Sélectionnez l’unité de stage du budget proposé auquel vous souhaitez nommer une personne stagiaire, et parmi les actions, choisissez «Désignation de stagiaire». Le système vous demandera d’ajouter son prénom, son nom de famille et son adresse courriel. Vous choisirez la répartition des fonds pour ce stage (c.-à-d. les coûts de recherche et l’allocation). Enfin, vous choisirez la date de début du stage et sa durée (4 ou 6 mois). Une fois tous les champs remplis, vous devrez confirmer les renseignements.
Un tableau intitulé Détails du projet présente six stagiaires avec le statut En attente, de niveau doctorat, une contribution du partenaire de 7 500 $, une contribution supplémentaire de 0 $, la somme de 14 500 $ pour la subvention totale, une allocation de 5 000 $ et Pas de facture accessible.

d) Une fois le projet approuvé, l’organisation partenaire doit approuver le budget relatif à la personne stagiaire. Elle devra suivre les mêmes étapes que celles indiquées ci-dessus pour accéder au projet et voir la liste des stagiaires. Veuillez noter : Ces étapes devront être réalisées pour chaque unité de stage. Après avoir confirmé une personne stagiaire, retournez à la page des détails de la subvention pour confirmer les autres stagiaires nommé·es (s’il y a lieu), comme l’indiquent les 3 points sous la colonne d’action.
Un tableau montrant les détails du statut du stagiaire, notamment l’admissibilité, le niveau d’études, les contributions financières, l’allocation, les dates de début et de fin et les actions. L’option Confirmer le financement est mise en évidence dans le menu des actions pour un stagiaire.

e) Par la suite, la personne stagiaire recevra l’invitation et devra remplir son profil (remarque : cette étape se déroule après l’approbation du projet). Mitacs vérifiera son admissibilité puis, une fois celle-ci confirmée, la facture du stage sera envoyée au partenaire.

Prochaines étapes

Une fois votre projet approuvé, la ou le stagiaire sera invité·e à soumettre ses renseignements personnels.
L’organisation partenaire sera invitée à étudier et à approuver le dossier de chaque stagiaire et les détails du budget.
Mitacs vérifiera son admissibilité, puis lui fera parvenir un avis à ce sujet, et le tableau de bord du projet sera mis à jour en conséquence.
Elle recevra une facture qu’elle devra payer dès sa réception.
Lorsqu’il reçoit le paiement de l’organisation partenaire, Mitacs envoie un avis d’octroi de subvention et débloque les fonds pour l’établissement d’enseignement.
La ou le stagiaire peut alors commencer le projet.

6. Modification des dates du stage

Désormais, Mitacs Plus permet aux professeur·es superviseur·es de demander la modification des dates de stage directement sur le portail Mitacs Plus. Pour demander la modification des dates d’une unité de stage, veuillez suivre les instructions suivantes :

a) Sur la page d’accueil de Mitacs Plus, cliquez sur Mes demandes ou sur Voir mes demandes.

Capture d’écran de la page d’accueil du site web de Mitacs. Le lien « Mes demandes » dans le menu du haut et le bouton « Voir mes demandes » en dessous sont tous deux encadrés en rouge.

b) Accédez au projet pour lequel vous souhaitez demander une modification de date. Pour ce faire, cliquez sur le numéro GMS situé à gauche ou ouvrez le menu Actions situé à droite.

Un tableau de bord affiche la liste des demandes, avec des colonnes pour l’identifiant, le type de demande, la date de soumission, la date d’octroi, le statut et des boutons d’action. Les identifiants et les actions sont mis en évidence par des rectangles rouges.

c) Sur l’écran suivant, cliquez sur « Détails du stage ».

Une capture d’écran du portail en ligne de Mitacs montre un résumé de la demande pour Accélération. L’onglet « Détails du stage » est mis en évidence en rouge. Utilisatrice : Jane Doe. Demande approuvée. Divers détails sont énumérés sous les onglets.

d) Dans le tableau de bord Détails du stage, faites défiler la page vers le bas jusqu’au tableau Détails du projet. Ce tableau répertorie toutes les unités de stage associées à votre projet. Faites défiler la page vers la droite pour afficher la colonne Actions, puis cliquez sur les trois points pour afficher les options disponibles.

Un tableau énumère les détails des projets des stagiaires, notamment leurs noms, statuts, superviseurs, montants des allocations et statut des paiements. Un rectangle rouge met en évidence la colonne « Actions », et une flèche rouge indique la barre de défilement horizontale.

e) Cliquez sur Demander un changement.

Un tableau récapitulatif des projets affiche plusieurs enregistrements de stage, avec des colonnes pour le statut, l’établissement, le superviseur, le niveau, les aspects financiers et les actions entreprises. Un menu déroulant est ouvert ; l’option « Demander une modification » est sélectionnée.

f) Dans le menu déroulant, sélectionnez Modifier les dates, puis cliquez sur Soumettre en bas à droite de la page.

g) Vous devrez ensuite remplir le formulaire de modification de date. Veuillez lire attentivement les conditions indiquées en haut de la page avant d’envoyer votre demande de changement de date. Une fois les champs obligatoires remplis, vous pouvez continuer en cliquant sur le bouton Soumettre.

Un formulaire avec les champs Nouvelle date de début, Période de stage et Nouvelle date de fin. Un bouton « Soumettre » se trouve en bas à droite. Les instructions et les messages concernant le choix des dates et les règles de soumission sont affichés sous le formulaire.

h) Cliquez sur OK pour confirmer la modification de date.

Une page Web affiche le message : « Les dates de stage ont été mises à jour. » Des boutons « Précédent » et « OK » sont présents, « OK » étant encadré en rouge. Un menu vertical à gauche résume les étapes effectuées.

7. Demandes de changement – Dates qui se chevauchent

Lors de la demande de changement, il se peut que les professeur·es superviseur·es reçoivent un message d’erreur indiquant que des dates se chevauchent. Pour que votre demande de modification soit acceptée, vous devez résoudre le problème en choisissant des dates qui ne se chevauchent pas. Veuillez suivre les étapes suivantes pour corriger l’erreur.

a) À l’écran Dates qui se chevauchent, consultez le tableau Toutes les unités de stage futures et cliquez sur Modifier à côté de l’une des unités de stage qui se chevauchent. Pour repérer l’unité de stage problématique, consultez le champ Nouvelle date de début et comparez-la aux dates de début figurant dans le tableau Toutes les unités de stage futures. Une fois que vous avez trouvé l’erreur, cliquez sur Modifier.

Une page Web affiche les détails du stage de John Intern, en mettant en évidence les dates de chevauchement. Le bouton « Modifier » est encadré en bleu à côté du stage n° 332110, et les nouvelles dates de début et de fin sont indiquées en rouge au-dessus.

b) Ensuite, dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez une nouvelle date de début sans chevauchement, puis cliquez sur le bouton Soumettre.

Un formulaire intitulé « Modification des dates du stage » comporte des champs pour le numéro de stage, la date de début, la période de stage et la date de fin. Un cadre rouge met en évidence la date de début et une flèche rouge indique le bouton bleu « Soumettre ».

c) L’écran Dates qui se chevauchent s’ouvrira de nouveau. Assurez-vous de cliquer sur le bouton Soumettre situé en bas à droite de l’écran.

Page Web présentant les unités de stage de John Intern, avec des tableaux répertoriant les identifiants, les dates et les actions. Une note bleue fournit des instructions. En bas à droite, un bouton « Soumettre » est mis en évidence en rouge.

d) La plateforme Mitacs Plus confirmera ensuite que les dates de stage ont bien été mises à jour. Cliquez sur OK en bas à droite de l’écran pour finaliser la procédure.

Une page Web affiche un message de confirmation concernant la mise à jour des dates de stage, avec un bouton « OK » en rouge. Une barre latérale énumère les étapes : Demander un changement, Modifier les dates, Dates qui se chevauchent et Prochaines étapes.

8. Annulation d’unités de stage

Les professeur·es superviseur·es et les organisations partenaires peuvent désormais demander l’annulation d’unités de stage directement sur la plateforme Mitacs Plus. Veuillez suivre ces instructions pour lancer la procédure d’annulation d’une unité de stage.

a) Sur la page d’accueil de Mitacs Plus, cliquez sur Mes demandes ou sur Voir mes demandes.

Capture d’écran du portail de projets Mitacs. La section « Mes demandes » est en évidence en haut, et le bouton « Voir mes demandes » est situé juste en dessous. Les autres boutons incluent « Consulter les guides d’utilisation », « Créer une demande » et « Profil ».

b) Accédez au projet pour lequel vous souhaitez demander l’annulation d’une unité de stage. Pour ce faire, cliquez sur le numéro GMS situé à gauche ou ouvrez le menu Actions situé à droite.

Le tableau de bord de Jane affiche une liste de demandes avec leurs identifiants, leur statut et des boutons d’action. La colonne de gauche met en évidence les identifiants et la colonne de droite les boutons d’action pour chaque application.

c) Sur l’écran suivant, cliquez sur « Détails du stage ».

Capture d’écran du tableau de bord Accélération de Mitacs affichant les onglets. L’onglet « Détails du stage » est mis en évidence. Les renseignements relatifs à la demande, comme l’identifiant de la demande, le nom de la subvention, le programme et le nom du candidat, apparaissent ci-dessous.

Un tableau présentant les détails du projet pour les stagiaires, notamment la personne superviseure, l’établissement, l’allocation et le statut du paiement, avec une colonne Actions à droite et une barre de défilement horizontale en bas.

e) Cliquez sur Demander un changement.

Un tableau récapitule les détails des projets des stagiaires, indiquant leur statut, leurs superviseurs, leur établissement, leur financement, les dates et les actions entreprises. Un menu déroulant avec les options « Nom du stagiaire » et « Demander un changement » est disponible dans la colonne « Actions ».

f) Dans le menu déroulant, veuillez sélectionner Annuler l’unité de stage.

g) Ensuite, d’autres informations s’afficheront à l’écran. Lisez attentivement ces informations afin de bien comprendre les conséquences liées à l’annulation d’une unité de stage. Quand vous avez terminé, sélectionnez une option dans le menu déroulant « Pourquoi annulez-vous cette unité de stage? ». Veuillez noter que, si vous sélectionnez Autre, un nouveau champ s’affichera dans lequel vous devrez fournir d’autres détails. Une fois l’option choisie, cliquez sur le bouton Soumettre situé en bas à droite de l’écran.

Un formulaire d’annulation invite les utilisateurs à sélectionner un motif d’annulation d’un stage. Les options dans la liste comprennent des raisons financières, personnelles, des désaccords et d’autres opportunités professionnelles. Les boutons « Soumettre » et les menus déroulants sont visibles.

h) Une fois que vous avez cliqué sur Soumettre, l’écran Prochaines étapes s’ouvre. Vous y trouverez davantage de renseignements sur la procédure d’annulation. Il est recommandé de prendre connaissance de ces renseignements afin de bien comprendre la procédure d’annulation. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK situé en bas à droite de l’écran.

Capture d’écran d’une page Web intitulée « Prochaines étapes » contenant une liste de vérification et des instructions pour annuler plusieurs unités de stage. Un bouton OK bleu est mis en évidence dans le coin inférieur droit.

i) Une fois que l’utilisateur·rice (la ou le professeur·e superviseur·e ou l’organisation partenaire) a effectué l’étape précédente, la demande d’annulation de l’unité de stage est lancée. Comme il est indiqué au point 3 de l’écran Prochaines étapes, une confirmation sera demandée à l’autre partie principale. Pour bien effectuer les étapes, l’autre partie principale doit se rendre sur le tableau de bord Détails du stage (comme il est indiqué aux étapes 1 à 8) et sélectionner Approuver ou refuser la demande de changement.

Un tableau énumère les détails des projets de stage, notamment le superviseur, l’établissement, l’allocation et le statut de la facturation. Un menu déroulant est disponible sur la quatrième ligne, proposant les options « Demander un changement » et « Approuver ou refuser la demande de changement ».

j) Il lui sera ensuite demandé de confirmer la demande en cliquant sur le bouton d’option situé à côté de « J’approuve le retrait de cette unité de stage ». Si l’autre partie ne souhaite pas accepter la demande, elle peut sélectionner l’option « Je n’approuve pas le retrait du stage ». Veuillez noter que, si le retrait de l’unité de stage n’est pas approuvé, Mitacs attendra 30 jours pour recevoir l’approbation de toutes les parties. Si, après 30 jours, l’une des parties souhaite toujours procéder, Mitacs procédera au retrait de l’unité de stage. Si, au cours du délai de 30 jours, toutes les parties s’entendent pour annuler la demande, elles doivent en informer Mitacs en envoyant un courriel à l’adresse [email protected]. Une fois l’option choisie, vous devez cliquer sur le bouton Soumettre situé en bas à droite de l’écran.

Un formulaire de page Web intitulé « Demande d’annulation de stage » avec des instructions, un menu déroulant pour le motif, une case rouge avec les détails de paiement, des cases à cocher et un bouton bleu « Soumettre » en bas à droite.

k) Un écran de confirmation s’affiche avec les détails de la demande d’annulation. Vous pouvez cliquer sur OK pour terminer la procédure.

Une page Web affiche les prochaines étapes avec une liste de deux éléments, un bouton Annuler la personne stagiaire à gauche et un bouton OK bleu entouré de rouge en bas à droite.

9. Messages

Mitacs peut vous envoyer des messages sur le portail concernant :

des mises à jour;
des questions concernant l’admissibilité;
des demandes de révision.

Vous recevrez un avis par courriel lorsqu’un message vous est envoyé sur le portail.

Les messages se trouvent dans le ruban de navigation supérieur, qui mène à tous les messages envoyés au sujet de vos demandes.

Capture d’écran de l’en-tête d’un site web affichant les liens de navigation : « Déposer une demande », « Mes demandes », « FAQ », « Nous contacter » et un menu déroulant de langue. Un menu utilisateur intitulé « Messages » est mis en évidence en haut à droite.

Vous pouvez également accéder à vos messages portant sur un projet en particulier dans l’onglet Messages d’un projet donné.

Tableau de bord Accélération affichant les onglets suivants : Détails généraux, Statut et décision, Demandes de changement, Détails du stage, Messages (en surbrillance), Rapports et Documents. Les mentions « Demande » et « Projet approuvé » sont visibles.

Vous pourrez voir les messages et y répondre.

Un tableau de bord pour une demande intitulée Accélération présente des messages avec un Objet et des liens pour les afficher sous l’onglet Messages. Deux messages s’y trouvent. Les deux ont été envoyés le 15 juillet 2026 et on un objet différent.

Lors de la consultation du message, l’option de réponse est offerte. Il n’est pas possible d’envoyer de nouveaux messages à partir du portail. Pour toute demande de renseignements, vous devez utiliser l’option Contactez-nous dans le ruban de navigation supérieur ou envoyer un courriel à l’adresse [email protected].

En-tête de la plateforme Mitacs Plus avec les liens suivants : Créer une demande, Mes demandes, FAQ et Contactez-nous. Le lien Contactez-nous est encadré en orange.

10. Vérification du statut des demandes

Le tableau de bord Mes demandes affiche le statut des demandes : Déposé, En cours d’évaluation, Projet approuvé, etc.

Page Web de Mitacs présentant un tableau des demandes avec des colonnes pour l’identifiant, le type de demande, les dates et le statut. Les sections « Mes demandes », « Toutes » et « Statut » sont mises en évidence en rouge. Certaines informations sont floutées pour des raisons de confidentialité.

Pour en savoir plus sur une demande en particulier :

Sélectionnez Voir la demande en cliquant sur les points de suspension de votre demande.
Cliquez sur l’onglet Détails du stage pour consulter l’admissibilité de la personne stagiaire et le statut de la facture.

Une page Web intitulée Accélération présente une demande approuvée. L’onglet « Détails du stage » est mis en évidence en rouge. Les instructions pour les prochaines étapes sont données ci-dessous. Les autres onglets incluent « Détails généraux », « Statut » et « Messages ».

Un tableau intitulé « Détails du projet » affiche les informations relatives au stage, notamment l’admissibilité de la personne stagiaire (« Admissibilité en suspens ») et le statut du paiement (« Pas de facture accessible »). Certaines colonnes sont masquées pour des raisons de confidentialité.

11. Accès aux documents sur le portail

Vous trouverez les documents suivants dans la section Documents de chaque projet :

Modèle de proposition que vous avez soumis
Lettre de résultat de l’évaluation
Commentaires d’évaluation
Lettre(s) d'octroi
Un résumé PDF de votre proposition (intitulé SM Internal)

Un tableau de bord intitulé Accélération affiche des onglets pour les détails du projet, l’onglet « Documents » étant ouvert. Il énumère les documents téléversés et les documents générés, notamment un PDF de la lettre de résultat, avec les dates et les statuts de téléversement.

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