Guide d’utilisation de Mitacs Plus

Ce guide fournit des instructions étape par étape pour utiliser la nouvelle plateforme Mitacs Plus de Mitacs. Pour de l’information générale sur notre nouvelle plateforme et son public, veuillez cliquer ici.

1. Page d’accueil et navigation sur le site

La page d'accueil du site Web de Mitacs Plus présente une vue du coucher de soleil sur un long pont enjambant l'eau. Les options pour en savoir plus sur Mitacs, déposer une demande, gérer ses demandes et se connecter se trouvent au bas de la page.

En haut de la page d'accueil, vous trouverez le centre de messagerie et les options de connexion. Juste en dessous, vous pourrez soumettre une demande, consulter vos demandes en cours, parcourir la FAQ, contacter Mitacs et choisir votre langue de préférence.

*Remarque : Seuls Edge et Chrome sont compatibles. Les autres navigateurs ne sont pas pris en charge.

2. Ouverture de session et création d’un profil

Utilisateurs et utilisatrices existant·es : Connectez-vous à l’aide de vos identifiants. (Si vous avez un compte sur l’une de nos autres plateformes Mitacs, sauf sur le portail SRG, vous pouvez utiliser la même adresse courriel et le même mot de passe pour accéder à Mitacs Plus. Vous devrez quand même créer un profil la première fois que vous vous connectez.)
Si vous avez créé un compte dans un autre système de Mitacs et que vos identifiants ne fonctionnent pas sur Mitacs Plus, veuillez procéder en tant que nouvel utilisateur dans ce cas. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez nous contacter pour que nous puissions vous aider.
Nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices : Cliquer sur Créez un compte et suivez les instructions. Vous recevrez une notification vous invitant à consulter vos courriels et à confirmer votre compte. Cliquez sur le bouton « Confirmer mon compte » dans le courriel pour retourner sur Mitacs Plus et terminer votre profil. Si vous ne trouvez pas le courriel de confirmation, veuillez vérifier votre dossier de pourriels. Si le courriel de confirmation ne s’y trouve pas, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour obtenir de l’assistance.
Utilisateurs invités : Si vous êtes ajouté en tant que contributeur à une application, vous recevrez une invitation par courriel. Utilisez le lien pour vous connecter ou accepter votre invitation afin de créer un compte.
- Il est important d'utiliser la même adresse courriel que celle qui a reçu l'invitation lors de la création de votre compte.

Création de profil – Professeur·e superviseur·e

Après vous être connecté(e), veuillez remplir les champs obligatoires (Figure 1). Les directeurs de recherche devront téléverser un CV en format PDF. admissible Les établissements d’enseignement postsecondaire devraient figurer dans le menu « Organisation » . Si vous ne les trouvez pas, veuillez communiquer avec nous en utilisant l’option « Nous joindre » du portail ou en envoyant un courriel à [email protected] pour obtenir de l’aide.

Un formulaire Web intitulé Vos informations avec des champs pour y saisir les renseignements personnels et professionnels, incluant le nom, le type de contact, l’organisation, la faculté et le titre de poste. Une alerte rouge demande aux utilisateurs de remplir toutes les sections obligatoires avant de procéder.

Un formulaire web sous l’onglet Préférences de communication demande l'adresse courriel, une autre adresse courriel, un numéro de téléphone, un numéro de poste et la langue de correspondance, avec un menu déroulant réglé sur FR. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 1 : Page de profil de professeur·e superviseur·e

Création de profil – Organisation partenaire

Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez ouvrir une session et entrer les informations de votre profil (figure 2). Si votre organisation a déjà travaillé avec Mitacs, recherchez-la dans le champ Organisation. Si c’est votre première fois, cliquez sur « Nouveau » pour ajouter manuellement les détails de l’organisation (figure 3).

Formulaire de demande en ligne avec des champs pour le type de contrat, le nom, le pays de résidence, l’organisation, le département, le titre de poste et la case à cocher pour confirmer la véracité des réponses; certains champs ont des icônes d’information. Un bouton bleu Envoyer se trouve en bas à droite.

Figure 2 : page de profil de l’organisation partenaire. Vous pouvez rechercher votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe entourée de rouge dans l’image. Si c’est votre première expérience avec Mitacs, vous pouvez ajouter votre organisation partenaire en cliquant sur la loupe, puis en cliquant sur « Nouveau » dans la page contextuelle (page qui apparaît à la figure 3 ci-dessous).
Un formulaire web intitulé Créer un enregistrement avec des champs pour le nom de l’organisation, le rôle, l’adresse, le code SCIAN et le site Web, ainsi qu’un bouton bleu Envoyer en bas à droite. Les champs requis sont marqués d’un astérisque rouge.

Figure 3 : Créer une nouvelle page d’enregistrement pour les nouvelles organisations partenaires.

3. Rédiger une demande

Cliquez sur « Commencer une demande »

Sélectionnez « Commencer la demande »

Le système vous guidera à travers plusieurs sections, notamment l’aperçu du projet, les déclarations de recherche etles membres du projet. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge *

Capture d’écran de la page Web du programme Accélération de Mitacs affichant un aperçu du programme, le financement, l’admissibilité et les politiques importantes concernant la participation, avec des titres et des points clés décrivant les exigences et les directives pour déposer une demande.

a. Aperçu du projet
Comprend des détails de base sur le projet, comme le titre, le domaine d’étude, etc.

b. Membres du projet
Ajoutez des participants à votre projet.
Une page web intitulée « Membres du projet » affiche un tableau avec les noms des membres, les rôles et les actions. À droite, un bouton bleu « + Ajouter » est mis en évidence dans une case rouge pour ajouter de nouveaux membres. La barre latérale gauche affiche les options de navigation.

Un formulaire intitulé Ajouter un contributeur avec des champs pour le rôle, le prénom, le nom, l’adresse courriel et un courriel de confirmation. Une section en-dessous indique « A le droit de modifier » avec les boutons radio Oui et Non. Le bouton Inviter se trouve en bas à droite.
Vous pouvez choisir le rôle de votre contributeur (directeur de recherche, organisme partenaire ou rédacteur de demande de subvention*), l'inviter à participer à l'application en ajoutant son nom et son adresse courriel, et définir son niveau d'accès à l'application (autorisations de modification). Veuillez noter qu'une même application peut inclure plusieurs directeurs de recherche provenant de plusieurs établissements d'enseignement postsecondaire.

Veuillez noter que tout représentant ORS lié à l'un des établissements du superviseur académique sera automatiquement ajouté à la demande ; aucune invitation manuelle n'est requise. Si aucun représentant n'apparaît ou si le ou les représentants ORS indiqués sont incorrects, veuillez nous contacter via le formulaire « Contactez-nous » du portail.
ou envoyez un courriel à [email protected] .

Un champ de formulaire intitulé « Veuillez indiquer le nom du chercheur principal de ce projet » comporte une zone de texte pour saisir un nom et une icône d'information à côté. Les instructions sont affichées sous le champ.

Il convient de désigner un chercheur principal. Ce dernier sera responsable des activités de recherche du projet. Il est important d'accorder au codirecteur de recherche un droit de modification et de lui demander de compléter également les énoncés de recherche.

*Rédacteur ou rédactrice de demande de subventions : est une personne supplémentaire que vous pouvez décider d’ajouter pour aider à la rédaction de la proposition. Cette personne n’aura pas à signer la demande. Vous pouvez choisir une personne stagiaire, un membre du personnel administratif du département ou toute autre personne à qui vous souhaitez confier ce rôle. Si la personne qui a été choisie pour réaliser le stage est ajoutée comme rédactrice de demande de subvention, veuillez que vous devrez tout de même l’ajouter manuellement comme stagiaire dans la demande ultérieurement. Vous devrez l’inviter à titre de stagiaire une fois que le projet aura été déposé.

C. Formulaire de déclaration de recherche et de conflit d'intérêts
Visible par tous les contributeurs, mais modifiable uniquement par le directeur de recherche. Si la demande a un codirecteur de recherche, celui-ci devra également remplir la déclaration de recherche. Lors de son invitation au portail, il faudra lui accorder des droits de modification. Certaines réponses peuvent déclencher l'affichage de champs supplémentaires pour clarification. Les rôles ORS et Organisme partenaire ont accès en lecture seule.

Vue de l'ORS/de l'organisation partenaire (avant que le superviseur académique n'ait rempli le formulaire) :
Tableau comportant les colonnes : Formulaire, Contributeur, Déclaration soumise, Actions. Deux lignes présentent les contributeurs Professeur Durant et Green Bean, tous deux avec la mention « Non » dans la section « Déclaration soumise ».

Vue Professeur·e superviseur·e :

Tableau présentant deux lignes : les deux énumèrent les formulaires de sécurité de la recherche et de conflit d’intérêts des contributeurs, le professeur Durant et Green Bean, avec « Non » dans la colonne « Déclaration soumise » et des actions vides.

Un tableau énumère les formulaires de sécurité de la recherche. La professeure Durant a soumis une déclaration ; Green Bean ne l'a pas fait. Les boutons d’action permettent d’ouvrir le formulaire de Durant et de consulter celui de Green Bean.

Capture d'écran d'un formulaire de déclaration de recherche comportant des questions sur les données humaines, les matériaux humains, l'implication d'animaux, les matières dangereuses et les activités du projet à l'extérieur de l'établissement, chacune avec des menus déroulants pour les réponses.

Un formulaire Web avec des questions à choix multiples sur la sécurité de la recherche, notamment sur l'utilisation des données personnelles, les infrastructures essentielles, les biens réglementés, la propriété intellectuelle et les domaines de recherche sensibles. Les instructions et les liens sont visibles en haut de la page.

Superviseur académique, sécurité de la recherche et conflits d'intérêts

Formulaire intitulé « Sécurité de la recherche et conflits d’intérêts du superviseur académique » comportant des questions sur les affiliations, l’emploi, l’influence, la propriété et l’appartenance au conseil d’administration des organisations partenaires, ainsi que des liens vers les politiques et les NRO.

d. Budget
Utilisez cette section pour estimer le nombre de stagiaires et la durée prévue de leurs stages respectifs. Le système calculera automatiquement la contribution proposée du partenaire.

Consultez les captures d'écran ci-dessous pour un exemple. Vous choisirez la durée estimée du projet dans son ensemble, puis ajouterez les stagiaires qui devraient y participer en précisant leur niveau d'études, le type de stage (4 ou 6 mois) et la durée prévue de leur participation au projet. Le système calculera automatiquement le nombre d'unités de stage pour chaque stagiaire en fonction de ces informations.
Formulaire Web pour la budgétisation des projets de stage. Des sections sont prévues pour la durée du projet et le nombre de stagiaires. Les champs de saisie et le bouton « Ajouter » sont encadrés en rouge. Un message indique qu'au moins un stagiaire est requis.

Si votre établissement exige le nom et la date de début prévue des chercheurs postdoctoraux, des renseignements supplémentaires peuvent être fournis lors de l'ajout de stagiaires au projet. Voir la capture d'écran ci-dessous.

Un formulaire demande si l'établissement universitaire exige le nom et la date de début du chercheur postdoctoral, suivi de champs pour le prénom, le nom, les dates de début et de fin prévues, et l'adresse électronique. Les boutons « Ajouter » et « Annuler » se trouvent au bas de la page.

Lorsque les stagiaires seront ajoutés au projet, ils apparaîtront sur la page indiquant leur niveau d'études, le type de stage, la durée du stage et le nombre d'unités de valeur pour chaque stagiaire.

Les stagiaires au postdoctorat passent automatiquement au modèle de 20 000 $
Toutes les autres personnes stagiaires sont associées par défaut au modèle de 15 000 $ (durée de quatre mois par unité au moment de la soumission, mais le ou la professeur·e superviseur·e peut ajuster la durée à six mois par unité après l’ajout de la personne stagiaire, au besoin)
Le modèle à 10 000 $ n’est pas disponible

Si nécessaire, veuillez communiquer avec nous en cliquant sur l’option « Contactez-nous » du portail ou en écrivant à [email protected] pour procéder à une modification.
Un tableau montre les contributions des partenaires par niveau d’études des stagiaires : premier cycle (2 stagiaires, 15 000 $), maîtrise (4, 30 000 $), doctorat (4, 10 000 $), totalisant 70 000 $ en contribution des partenaires pour une subvention totale de 140 000 $.

Le partenaire sera invité à approuver le budget proposé, qui se trouve au bas de la page.

Un tableau intitulé Déclarations des organisations partenaires affichant des colonnes pour Formulaire, Contributeur, Déclaration soumise (Non) et un bouton Actions intitulé Afficher le formulaire.

Formulaire intitulé Déclarations des organisations partenaires avec des menus déroulants pour la confirmation de la contribution estimée et le financement provenant de l'aide gouvernementale, et un bouton bleu Soumettre en bas à droite.

e. Détails de la facturation
Cette section peut uniquement être remplie par l’organisation partenaire. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront l’écran suivant :

Une page Web affiche le message suivant : Cette section est réservée aux contacts des organisations partenaires. L'onglet « Détails de facturation » est sélectionné dans le menu de gauche. Les boutons de navigation « Précédent » et « Suivant » se trouvent au bas de la page.

Les organisations partenaires devront remplir les détails de la facturation comme indiqué sur cet écran.

f. Proposition de projet de recherche
Téléchargez et remplissez le modèle de proposition en cliquant sur le lien « Modèle de projet de recherche » sous « Modèle ». Téléchargez la proposition remplie en cliquant sur « Choisir un fichier » sous « Téléverser la proposition de projet ». Les pièces justificatives (tableaux, figures, etc.) peuvent être téléchargées dans un fichier distinct en cliquant sur « Choisir un fichier » sous « Documents justificatifs ». Vous pouvez communiquer avec votre conseiller Mitacs pour obtenir de l’aide concernant votre proposition avant de la soumettre.
Un formulaire d'application Web affiche un avertissement en rouge : « Cette section est réservée aux contacts des organisations partenaires. Les boutons de navigation « Précédent », « Enregistrer le brouillon » et « Suivant » sont visibles. Un menu latéral énumère les sections de l'application.

g. Détails additionnels sur l’organisation partenaire
Il s’agit d’une autre section réservée à l’organisation partenaire. Les professeures superviseures et professeurs superviseurs ainsi que les rédactrices et rédacteurs de demandes de subventions verront ce qui suit :

Capture d’écran du portail de demande de Mitacs montrant un message d’avertissement : Cette section est réservée à la ou aux personnes-ressources de l'organisation partenaire. Veuillez remplir les autres sections de lea demande.

Les organisations partenaires doivent fournir les renseignements suivants :

Un formulaire web intitulé Détails additionnels sur l'organisation partenaire avec des champs pour la date de constitution en personne morale, la taille de l’organisation, la taille de l’organisation au Canada, ainsi que des questions sur le statut de la société mère, les filiales et la R-D au Canada.

*Certaines réponses peuvent soulever des questions supplémentaires.

h. Mobilisation et impact (facultatif)
Cette section est à remplir si votre projet a un volet d’innovation sociale ou d’engagement des communautés autochtones. Vous pouvez téléverser des lettres d’appui, le cas échéant.
Capture d’écran d’une section du formulaire intitulée Engagement et impact avec des zones pour décrire l’innovation sociale et la participation facultative des communautés autochtones, des cases à cocher et un bouton Choisir un fichier pour télécharger les documents à l’appui.

i. Réviseurs
Les candidats doivent proposer au moins six évaluateurs potentiels et signaler toute personne à éviter (par exemple, en raison d'un conflit d'intérêts). Veuillez noter qu'il y a un maximum de deux évaluateurs par établissement d'enseignement postsecondaire.

Les examinateurs doivent être impartiaux et indépendants, c'est-à-dire :

Un expert reconnu dans les domaines de recherche et les aspects techniques abordés par la proposition.
NE PAS provenir du même établissement d'enseignement que le(s) stagiaire(s) ou le(s) superviseur(s) académique(s).
ne doit PAS avoir eu de collaboration avec les parties prenantes du projet (stagiaire·s, professeur·es superviseur·es, organisation·s partenaire·s) au cours des cinq (5) dernières années ni envisager d’en avoir dans un proche avenir.

4. Signature

Une fois votre candidature prête, cliquez sur « Signer » . Votre demande sera alors verrouillée et des notifications par courriel seront envoyées à tous les contributeurs, les invitant à la signer. Une fois que le ou les superviseurs académiques et le ou les organismes partenaires auront signé, le représentant de l’ORS sera avisé afin de procéder à la signature finale. Dans un délai de deux jours ouvrables, un fichier PDF de votre candidature sera téléchargeable dans la section « Documents » . Pour consulter le PDF, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Accédez à Mes demandes dans le portail Mitacs Plus.

Une personne portant un équipement de sécurité verse de l’azote liquide, avec le site « Mitacs Plus : votre projet commence ici ». « Mes demandes » dans le menu supérieur et le bouton « Voir mes demandes » sont surlignés en rouge.

1. Trouvez la ou les demandes sous « Signatures institutionnelles en attente » et, à partir des points de suspension, choisissez « Afficher les détails ».

Un tableau de bord du portail de demande de Mitacs montre un tableau avec les demandes, leur statut et les options d’action. Un statut, En attente de signatures de l’établissement d’enseignement et Afficher les détails, sont encerclés dans des cases rouges.

1. Choisissez l’onglet Documents et sous Documents générés , vous trouverez le rapport PDF PRIME « SM Internal ». Il s’agit d’une version téléchargeable complète de la demande. Cliquez sur l’hyperlien bleu de ce document pour l’ouvrir, ce qui vous permettra de le télécharger et de le sauvegarder.

Une capture d’écran d’un portail en ligne nommé Accélération affiche l’onglet Documents sélectionné. Deux documents sont visibles : un modèle de proposition de recherche et un rapport PDF intitulé SIM Interne.

Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés d’accès à ce document, veuillez utiliser l’option Contactez-nous dans le portail ou communiquer avec nous par courriel [email protected].

Lorsque la demande est signée par le BSR, elle est automatiquement soumise à Mitacs aux fins d’évaluation.

5. Ajout des stagiaires

Pour ajouter les stagiaires, le ou la professeur·e superviseur·e peut les inviter dès le dépôt de la demande. Il est également possible d’attendre que le projet ait été approuvé. Remarque : Les stagiaires recevront un avis et ne pourront être confirmé·es qu’après l’approbation du projet.

a) À partir du tableau de bord, choisissez l'application à laquelle vous souhaitez inviter des stagiaires, puis cliquez sur le numéro d'identification de l'application (lien hypertexte) ou allez dans les points de suspension et choisissez afficher l'application.
Un tableau de bord affichant un tableau des demandes de subvention avec des colonnes pour le No de la demande, la demande, la date de soumission, la date d’octroi, le statut et les actions. L’action « Voir la demande » est surlignée dans l’une des lignes de demande.

B) Allez ensuite à l'onglet « Détails du stage ».

Une capture d’écran du portail de demande Accélération de Mitacs affiche l’onglet Détails du stage. Une étiquette verte « Projet approuvé » apparaît au-dessus d’un message indiquant : Votre demande a été approuvée!

C) Sélectionnez l'unité de stage du budget proposé que vous souhaitez nommer et, parmi les actions, choisissez «Désignation de stagiaire». Le système vous demandera d’ajouter son prénom, son nom de famille et son adresse courriel. Vous choisirez la répartition des fonds pour ce stage (c.-à-d. les coûts de recherche et l’allocation). Enfin, vous choisirez la date de début du stage et sa durée (4 ou 6 mois). Une fois tous les champs remplis, vous devrez confirmer les renseignements.
Un tableau intitulé Détails du projet présente six stagiaires avec le statut En attente, de niveau doctorat, une contribution du partenaire de 7 500 $, une contribution supplémentaire de 0 $, la somme de 14 500 $ pour la subvention totale, une allocation de 5 000 $ et Pas de facture accessible.

D) Une fois le projet approuvé, l'organisme partenaire doit approuver le budget du stagiaire. Il devra suivre les mêmes étapes que celles décrites précédemment pour accéder au projet et consulter la liste des stagiaires. Veuillez noter : Ces étapes devront être réalisées pour chaque unité de stage. Après avoir confirmé une personne stagiaire, retournez à la page des détails de la subvention pour confirmer les autres stagiaires nommé·es (s’il y a lieu), comme l’indiquent les 3 points sous la colonne d’action.
Un tableau montrant les détails du statut du stagiaire, notamment l’admissibilité, le niveau d’études, les contributions financières, l’allocation, les dates de début et de fin et les actions. L’option Confirmer le financement est mise en évidence dans le menu des actions pour un stagiaire.

E) Les prochaines étapes consisteront à ce que le stagiaire reçoive l'invitation et complète son profil (remarque : cela ne se fera qu'après l'approbation du projet). Mitacs vérifiera l'admissibilité du stagiaire et la confirmera, après quoi une facture sera émise au partenaire pour le stage.

Prochaines étapes

Une fois votre projet approuvé, le stagiaire sera invité à soumettre ses informations personnelles.
L'organisation partenaire sera invitée à examiner et à approuver chaque stagiaire et les détails du budget.
Mitacs examinera l'admissibilité du stagiaire. Ce dernier sera avisé de son admissibilité et le tableau de bord du projet sera mis à jour en conséquence.
Ils recevront une facture qu'ils devront payer dès réception.
À la réception du paiement de l'organisme partenaire, Mitacs émettra un avis d'attribution et versera les fonds à l'établissement d'enseignement.
Le stagiaire peut alors commencer le projet.

6. Modification des dates de stage

Mitacs Plus permet désormais aux superviseurs académiques de demander une modification des dates de stage directement dans le portail Mitacs Plus. Pour ce faire, veuillez suivre les instructions suivantes :

a) Sur la page d'accueil de Mitacs Plus, cliquez sur Mes demandes ou Consulter mes demandes

Capture d'écran de la page d'accueil du site web de Mitacs. Le lien « Mes demandes » dans le menu du haut et le bouton « Voir mes demandes » en dessous sont tous deux encadrés en rouge.

b) Localisez le projet pour lequel vous souhaitez demander un changement de date en cliquant sur le numéro GMS à gauche ou en utilisant le menu Actions à droite.

Un tableau de bord affiche la liste des demandes, avec des colonnes pour l'identifiant, le type de demande, la date de soumission, la date d'attribution, le statut et des boutons d'action. Les identifiants et les actions sont mis en évidence par des rectangles rouges.

c) Sur l’écran suivant, cliquez sur « Détails du stage ».

Une capture d'écran du portail en ligne de Mitacs montre un résumé de la demande pour Accélération L'onglet « Détails du stage » est mis en évidence en rouge. Utilisateur : Jane Doe. Candidature approuvée. Divers détails sont énumérés sous les onglets.

d) À partir du tableau de bord « Détails du stage », faites défiler vers le bas jusqu'au tableau « Détails du projet ». Ce tableau énumère toutes les unités de stage de votre projet. Assurez-vous de faire défiler vers la droite pour voir la colonne « Actions », puis cliquez sur les trois points situés sous « Actions » pour voir les options disponibles.

Un tableau énumère les détails des projets des stagiaires, notamment leurs noms, statuts, superviseurs, montants des indemnités et statut des paiements. Un rectangle rouge met en évidence la colonne « Actions », et une flèche rouge indique la barre de défilement horizontale.

e) Cliquez sur Demander une modification

Un tableau récapitulatif des projets affiche plusieurs enregistrements de stage, avec des colonnes pour le statut, l'établissement, le superviseur, le niveau, les aspects financiers et les actions entreprises. Un menu déroulant est ouvert ; l'option « Demander une modification » est sélectionnée.

f) À l'aide du menu déroulant, sélectionnez « Modifier les dates » et cliquez sur « Soumettre » en bas à droite de la page.

g) On vous demandera ensuite de remplir le formulaire de modification de date. Veuillez lire attentivement les conditions affichées en haut de la page avant de soumettre votre demande. Une fois les champs obligatoires remplis, vous pourrez cliquer sur le bouton « Soumettre ».

Un formulaire avec des champs pour la nouvelle date de début, la période de stage et la nouvelle date de fin. Un bouton « Soumettre » se trouve en bas à droite. Les instructions et les messages concernant le choix des dates et les règles de soumission sont affichés sous le formulaire.

h) Cliquez sur OK pour confirmer le changement de date

Une page Web affiche le message : « Les dates de stage ont été mises à jour avec succès. Des boutons « Précédent » et « OK » sont présents, « OK » étant encadré en rouge. Un menu vertical à gauche résume les étapes effectuées.

7. Changements de dates – Chevauchements de dates

Lors d'une demande de modification de date, les responsables académiques peuvent recevoir un message d'erreur indiquant que les dates se chevauchent. Pour que la modification soit prise en compte, il faut choisir des dates non chevauchantes. Veuillez suivre les étapes suivantes pour résoudre ce problème.

a) Sur l'écran « Dates de chevauchement », consultez le tableau sous « Toutes les unités de stage futures » et sélectionnez « Modifier » à côté de l'une des unités de stage qui se chevauchent. Pour identifier l'unité de stage en question, reportez-vous au champ « Nouvelle date de début » et comparez-la aux dates de début du tableau « Toutes les unités de stage futures ». Une fois l'unité de stage en question identifiée, sélectionnez « Modifier ».

Une page Web affiche les détails du stage de John Intern, en mettant en évidence les dates de chevauchement. Le bouton « Modifier » est encadré en bleu à côté du stage n° 332110, et les nouvelles dates de début et de fin sont indiquées en rouge au-dessus.

b) Après avoir cliqué sur le bouton Modifier, une fenêtre s'affichera. Choisissez une nouvelle date de début sans chevauchement et cliquez sur le bouton Soumettre.

Un formulaire intitulé « Modification de date pour stagiaire » comporte des champs pour le numéro de stage, la date de début, la période de stage et la date de fin. Un cadre rouge met en évidence la date de début et une flèche rouge indique le bouton bleu « Soumettre ».

c) Vous serez alors redirigé vers l'écran des dates qui se chevauchent et vous devrez cliquer sur le bouton Soumettre en bas à droite de l'écran.

Page Web présentant les unités de stage de John Intern, avec des tableaux répertoriant les identifiants, les dates et les actions. Une note bleue fournit des instructions. En bas à droite, un bouton « Soumettre » est mis en évidence en rouge.

d) La plateforme Mitacs Plus confirmera ensuite que les dates de stage ont été mises à jour avec succès. Cliquez sur OK en bas à droite de l'écran pour terminer le processus.

Une page Web affiche un message de confirmation concernant la mise à jour des dates de stage, avec un bouton « OK » en rouge. Une barre latérale énumère les étapes : Demander une modification, Modifier les dates, Dates qui se chevauchent et Prochaines étapes.

8. Annulations d'unités de stage

Les responsables académiques et les organismes partenaires peuvent maintenant demander l'annulation d'unités de stage directement sur la plateforme Mitacs Plus. Veuillez suivre les instructions ci-dessous pour annuler une unité de stage.

a) Sur la page d'accueil de Mitacs Plus, cliquez sur Mes demandes ou Consulter mes demandes

Capture d'écran du portail de projets Mitacs. La section « Mes candidatures » est en évidence en haut, et le bouton « Voir mes candidatures » est situé juste en dessous. Les autres boutons incluent « Consulter les guides d'utilisation », « Déposer une demande » et « Profil ».

b) Trouvez le projet pour lequel vous souhaitez demander l'annulation d'une unité de stage en cliquant sur le numéro GMS à gauche ou en utilisant le menu Actions à droite.

Le tableau de bord de Jane affiche une liste d'applications avec leurs identifiants, leur statut et des boutons d'action. La colonne de gauche met en évidence les identifiants et la colonne de droite les boutons d'action pour chaque application.

c) Sur l’écran suivant, cliquez sur « Détails du stage ».

Capture d'écran des Mitacs Accélération Tableau de bord affichant les onglets. L'onglet « Détails du stage » est mis en évidence. Les renseignements relatifs à la demande, comme l'identifiant de la demande, le nom de la subvention, le programme et le nom du candidat, apparaissent ci-dessous.

Un tableau présentant les détails du projet pour les stagiaires, notamment le superviseur, l'établissement, l'allocation et le statut du paiement, avec une colonne Actions à droite et une barre de défilement horizontale en bas.

e) Cliquez sur Demander une modification

Un tableau récapitule les détails des projets des stagiaires, indiquant leur statut, leurs superviseurs, leur établissement, leur financement, les dates et les actions entreprises. Un menu déroulant avec les options « Nom du stagiaire » et « Demander une modification » est disponible dans la colonne « Actions ».

f) Veuillez sélectionner « Annuler le stage » dans le menu déroulant.

g) Une fois l'option sélectionnée, des renseignements supplémentaires s'afficheront à l'écran. Veuillez lire attentivement ces renseignements afin de bien comprendre les conséquences de l'annulation d'un stage. Après avoir pris connaissance de ces informations, vous pourrez sélectionner une option dans le menu déroulant « Pourquoi annulez-vous ce stage ? ». Veuillez noter que si vous sélectionnez « Autre », un nouveau champ apparaîtra, dans lequel vous devrez fournir des informations supplémentaires. Une fois l'option choisie, cliquez sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l'écran.

Un formulaire d'annulation invite les utilisateurs à sélectionner un motif d'annulation d'un stage ; les options incluent des raisons financières, personnelles, des désaccords et d'autres opportunités professionnelles. Les boutons « Soumettre » et les menus déroulants sont visibles.

h) Une fois que l'utilisateur a cliqué sur « Envoyer », il sera redirigé vers l'écran « Étapes suivantes » où des informations supplémentaires sur la procédure d'annulation seront fournies. L'utilisateur est invité à consulter ces renseignements afin de bien comprendre la procédure d'annulation. Après avoir pris connaissance des informations, il pourra cliquer sur le bouton « OK » en bas à droite de l'écran.

Capture d'écran d'une page Web intitulée « Prochaines étapes » contenant une liste de vérification et des instructions pour annuler plusieurs unités de stage. Un bouton OK bleu est mis en évidence dans le coin inférieur droit.

i) Après avoir cliqué sur le bouton OK à l'étape précédente, l'utilisateur (directeur de stage ou organisme partenaire) a demandé l'annulation de l'unité de stage. Comme indiqué au point 3 de l'écran « Étapes suivantes », une confirmation sera demandée à l'autre demandeur principal. Pour compléter ces étapes, ce dernier doit se rendre sur le tableau de bord « Détails du stage » (voir étapes 1 à 8) et sélectionner « Confirmer la demande de modification ».

Un tableau énumère les détails des projets de stage, notamment le superviseur, l'établissement, l'indemnité et le statut de la facturation. Un menu déroulant est disponible sur la quatrième ligne, proposant les options « Demander une modification » et « Confirmer la demande de modification ».

j) On leur demandera ensuite d'approuver la demande en cliquant sur le bouton radio à côté de « J'approuve la suppression de cette unité de stage ». S'ils n'approuvent pas la demande, ils peuvent sélectionner « Je n'approuve pas la suppression de cette unité de stage ». Veuillez noter qu'en cas de refus, Mitacs attendra 30 jours pour obtenir l'approbation de toutes les parties. Si, après 30 jours, une partie souhaite toujours poursuivre la procédure, Mitacs procédera à la suppression de l'unité de stage. Si tous les candidats souhaitent retirer leur demande dans les 30 jours suivant la demande initiale, ils doivent en aviser Mitacs par courriel à l'adresse [email protected]. Une fois l'option choisie, les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l'écran.

Un formulaire de page Web intitulé « Demande d'annulation de stage » avec des instructions, un menu déroulant pour le motif, une case rouge avec les détails de paiement, des cases à cocher et un bouton bleu « Soumettre » en bas à droite.

k) Un écran de confirmation apparaîtra alors avec des renseignements supplémentaires sur la demande d'annulation ; les utilisateurs pourront cliquer sur OK pour terminer le processus.

Une page Web affiche les prochaines étapes avec une liste de deux éléments, un bouton Annuler interne à gauche et un bouton OK bleu entouré de rouge en bas à droite.

9. Messages

Mitacs peut vous envoyer des messages sur le portail concernant :

des mises à jour;
des questions concernant l’admissibilité;
des demandes de révision.

Vous recevrez un avis par courriel lorsqu’un message vous est envoyé sur le portail.

Les messages sont disponibles dans le ruban de navigation supérieur, ce qui vous permettra d'accéder à tous les messages envoyés depuis n'importe quelle application.

Capture d'écran de l'en-tête d'un site web affichant les liens de navigation : « Déposer une candidature », « Mes candidatures », « FAQ », « Nous contacter » et un menu déroulant de langue. Un menu utilisateur intitulé « Messages » est mis en évidence en haut à droite.

Vous pouvez également accéder à vos messages portant sur un projet en particulier dans l’onglet Messages d’un projet donné.

Accélération Tableau de bord affichant les onglets suivants : Informations générales, Statut et décision, Demandes de modification, Détails du stage, Messages (en surbrillance), Rapports et Documents. Les mentions « Candidature » et « Projet approuvé » sont visibles.

Vous pourrez voir les messages et y répondre.

Un tableau de bord pour une application nommée Accélération L'onglet « Messages » affiche les messages avec leur sujet et un lien pour les consulter. Deux messages sont énumérés, tous deux envoyés le 15 juillet 2016, avec des sujets et des heures différents.

Lors de la consultation du message, l'option de réponse est disponible. Il n'est pas possible d'envoyer de nouveaux messages à partir du portail ; pour toute question, veuillez utiliser l'option « Contactez-nous » dans le ruban de navigation supérieur ou envoyez un courriel à [email protected] .

En-tête de la plateforme Mitacs Plus avec les liens suivants : Faire une demande, Mes demandes, FAQ et Nous contacter. Le lien Contactez-nous est encadré en orange.

10. Vérification de l'état des demandes

Le tableau de bord Mes demandes affiche le statut des demandes : Déposé, En cours d’évaluation, Projet approuvé, etc.

Page Web de Mitacs présentant un tableau des demandes avec des colonnes pour l'identifiant, le type de demande, les dates et le statut. Les sections « Mes demandes », « Toutes » et « Statut » sont mises en évidence en rouge. Certaines informations sont floutées pour des raisons de confidentialité.

Pour en savoir plus sur une demande en particulier :

Sélectionnez « Afficher l'application » dans le menu à trois points de suspension de votre application.
Cliquez sur l’onglet Détails du stage pour consulter l’admissibilité de la personne stagiaire et le statut de la facture.

Une page Web intitulée Accélération L'application a été approuvée. L'onglet « Détails du stage » est mis en évidence en rouge. Les instructions pour les prochaines étapes sont données ci-dessous. Les autres onglets incluent « Renseignements généraux », « Statut » et « Messages ».

Un tableau intitulé « Détails du projet » affiche les informations relatives au stage, notamment l’admissibilité du stagiaire (« Admissibilité en attente ») et le statut du paiement (« Facture non disponible »). Certaines colonnes sont masquées pour des raisons de confidentialité.

11. Accès aux documents sur le portail

Vous trouverez les documents suivants dans la section Documents de chaque projet :

Modèle de proposition que vous avez soumis
Lettre de résultat de l’évaluation
Commentaires d’évaluation
Lettre(s) d'octroi
Un résumé PDF de votre proposition (nommé SM Internal)

Un tableau de bord intitulé Accélération L'interface affiche des onglets pour les détails du projet, l'onglet « Documents » étant ouvert. Il énumère les documents téléchargés et les documents générés, notamment un PDF de la lettre de conclusion, avec les dates et les statuts de téléchargement.

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