Pourquoi est-il impossible de désigner des stagiaires lors de la demande?
Il est fréquent que les professeur·es superviseur·es ne sachent pas avec certitude quelles personnes effectueront le stage au moment de la demande. Afin d’uniformiser le processus pour l’ensemble des candidates et des candidats, Mitacs a simplifié le formulaire de demande. Dorénavant, les personnes stagiaires ne doivent être désignées qu’après le dépôt de la demande.
Les personnes stagiaires peuvent être ajoutées au projet après le dépôt de la demande. Pour que les stages puissent être approuvés et que le travail puisse commencer, toutes les personnes stagiaires doivent être désignées et leur admissibilité doit avoir été vérifiée.
Les stagiaires sont au cœur des programmes de Mitacs et nous savons que ces personnes contribuent souvent activement à l’élaboration des propositions de recherche. Si une personne stagiaire contribue à la demande, vous pouvez l’ajouter à l’onglet Membres du projet en tant que rédacteur ou rédactrice de la demande de subventions. Ce statut lui permettra de participer à la rédaction de la demande.
Comment ajouter une personne pour m’aider sur mon projet?
Pour ajouter un·e membre à l’équipe, ou une personne qui vous aidera à rédiger votre demande de projet, veuillez suivre les étapes décrites ci-dessous. Veuillez noter que même si vous avez déjà une personne stagiaire en tête et qu’elle vous aidera à rédiger la demande, le nouveau processus Mitacs exige de désigner les stagiaires uniquement après la soumission. Si votre stagiaire doit vous aider à rédiger la demande, veuillez lui donner le rôle de « rédacteur ou rédactrice de la demande de subventions » ci-dessous et vous pourrez ensuite l’ajouter comme « stagiaire » après la soumission.
- Créer une demande.
- Accéder à la section « Membres du projet ».
- Cliquer sur « Ajouter un·e membre au projet ».
- Entrer le nom et l’adresse courriel de cette personne et activer l’option « A le droit de modifier ».
- Définir le rôle en tant que « Rédacteur ou rédactrice de demande de subventions ».
- Cliquer sur « Inviter ».
La personne recevra un courriel l’invitant à se créer un compte (si ce n’est pas déjà fait) et configurer son profil (le cas échéant). L’accès à votre demande lui sera ensuite accordé.
Que sont les coûts de recherche?
Les coûts de recherche sont les coûts directs du projet au-delà du montant de l’allocation du stagiaire. Veuillez vous reporter à la politique d’utilisation des fonds de Mitacs pour plus de détails, et notez que les coûts de recherche ne peuvent pas être payés à l’établissement d’enseignement ni à l’organisation partenaire. Ce montant ne peut excéder 5 000 $ par stage de quatre mois.
Comment puis-je obtenir l’approbation de mon bureau des services de recherche (BSR)?
Une fois que vous avez rempli votre formulaire de demande, le BSR (ou son équivalent) des établissements postsecondaires respectifs des professeures superviseures et professeurs superviseurs recevra une notification l’informant qu’une demande est prête à être examinée. La signature du BSR est requise pour soumettre votre demande à Mitacs. Veuillez noter que les établissements d’enseignement peuvent avoir leurs propres exigences, calendriers et procédures d’approbation internes. Veuillez communiquer avec le BSR de votre établissement pour obtenir plus de renseignements.
Comment puis-je modifier la valeur de mon financement de 15 000 $?
Le modèle de financement standard de Mitacs est de 15 000 $ par unité de stage d’une durée de 4 ou 6 mois. Les chercheuses et chercheurs au postdoctorat ont droit à 20 000 $ par stage.
Si vous pensez être admissible à un autre modèle de financement, veuillez cliquer sur le bouton « Contactez-nous » et nous fournir de plus amples renseignements. Si vous êtes admissible, nous mettrons à jour votre demande en conséquence.
Dois-je toujours faire évaluer ma demande par une conseillère ou un conseiller Mitacs avant de la soumettre?
Oui, nous recommandons de demander à votre conseillère ou conseiller Mitacs d’évaluer votre proposition de recherche pour veiller à ce qu’elle soit complète et admissible. Veuillez envoyer l’ébauche de votre proposition à votre conseillère ou conseiller Mitacs pour recevoir de la rétroaction avant de la téléverser dans le portail.
Je suis un·e stagiaire. Puis-je participer à l’élaboration de la demande avant sa soumission?
Oui. Les personnes stagiaires sont officiellement ajoutées aux projets après leur soumission, mais vous pouvez quand même participer au processus de demande.
Si vous participez à la rédaction de la demande, vous pouvez avoir le rôle de rédacteur·rice de demande de subvention. Après le dépôt de la demande, vous pouvez ensuite être nommé·e comme stagiaires du projet. Si votre professeur·e vous a demandé de commencer à rédiger la proposition dans Mitacs Plus, vous devrez inviter votre professeur·e superviseur·e dans le portail pour qu’il ou elle vous ajoute comme rédacteur·rice de demande de subvention.
Comment puis-je vérifier l’état d’avancement de ma demande?
Une fois que votre demande a été soumise, elle apparaît sur votre tableau de bord où vous pouvez accéder à une vue d’ensemble de vos demandes. Pour accéder à cette page :
- Cliquez sur « Mes demandes » dans le menu de navigation supérieur.
- Repérez votre demande dans la liste. Le statut actuel de la demande sera affiché dans la ligne de la demande.
- Pour voir plus de détails, cliquez sur le numéro de la demande ou cliquez sur les trois petits points à côté de la demande, puis choisissez « Voir la demande ».
- Dans la demande, rendez-vous à l’onglet « Statut et décision » pour connaître son statut. Selon vos paramètres de communication, vous recevrez une notification quand le statut change.
De quelle façon vais-je recevoir les notifications des mises à jour de la demande?
L’ensemble des membres du projet dont le nom figure dans une demande recevront une notification de Mitacs Plus dès qu’une mise à jour sera accessible.
Vous recevrez également ces notifications sur la page de messages de la plateforme en fonction des préférences de communication configurées dans votre profil. Vous pouvez accéder à vos messages en cliquant sur « Messages » dans le coin supérieur droit de la plateforme. Nous vous recommandons d’activer toutes les notifications afin de ne pas manquer des messages importants concernant votre demande et ainsi éviter des retards.
Pourquoi ma demande a-t-elle été renvoyée pour révision?
Les propositions de recherche font l’objet d’une évaluation externe par les pair·es, qui est effectuée par des spécialistes en la matière afin de garantir la qualité et l’intégrité des projets qui reçoivent un financement de Mitacs. Les personnes candidates peuvent être invitées à réviser leur proposition afin de résoudre les problèmes soulevés par le processus d’évaluation par les pair·es ou à fournir des renseignements supplémentaires, si nécessaire, pour éclairer la prise de décision relative au financement de Mitacs.
Dois-je mettre en œuvre toutes les révisions demandées?
Le processus d’évaluation externe par les pair·es offre aux demandeuses et aux demandeurs des commentaires constructifs qui peuvent les aider à remédier à d’éventuelles limitations et à améliorer la qualité de leur projet. Les personnes candidates sont vivement encouragées à réfléchir à la manière dont les commentaires des évaluatrices et des évaluateurs peuvent être intégrés dans leur proposition en gardant cet objectif à l’esprit. Si une personne candidate n’est pas d’accord avec certains commentaires fournis lors de l’évaluation, elle peut choisir d’y répondre en présentant une réfutation bien argumentée dans la lettre d’accompagnement jointe à sa proposition révisée. Veuillez noter que les lettres de motivation sont accessibles aux évaluatrices et évaluateurs externes si une proposition révisée est envoyée pour un cycle ultérieur d’évaluation par les pair·es. La décision de soumettre ou non une proposition révisée à un nouveau cycle d’évaluation par les pair·es est laissée à l’entière discrétion de Mitacs.
Comment la personne stagiaire reçoit-elle son financement?
Les financements de Mitacs sont administrés par l’établissement d’enseignement de la personne stagiaire et peuvent être versés sous forme d’allocation ou de salaire en fonction du statut de la personne stagiaire et des politiques de l’établissement. La valeur exacte du financement est déterminée par le budget soumis dans la demande de projet.
Une fois que Mitacs reçoit les fonds de contribution des partenaires, il envoie la valeur totale du financement pour chaque unité de stage à l’établissement d’enseignement. La personne stagiaire reçoit alors les fonds sous la forme d’une allocation ou d’un salaire, en fonction de l’accord conclu avec son établissement.
Les participantes et participants peuvent vérifier le statut du paiement des factures envoyées au partenaire dans Mitacs Plus en accédant à Mes demandes, puis en sélectionnant le numéro de projet voulu, puis en ouvrant les Détails du stage.
Veuillez noter que les conditions de Mitacs stipulent qu’aucun travail ne peut commencer sur un projet avant que celui-ci n’ait été approuvé et que le paiement n’ait été reçu. Tout travail effectué dans le cadre d’un stage avant la réception du paiement et la remise d’un avis ou d’une lettre officielle d’octroi de subvention peut ne pas être admissible à un financement.
Est-il possible de commencer le projet avant l’approbation finale?
Les critères suivants doivent être satisfaits avant que votre ou vos stages puissent commencer :
- Votre demande de projet doit être approuvée.
- La ou les personnes stagiaires désignées doivent être jugées admissibles par Mitacs.
- Le financement provenant de l’organisation partenaire doit avoir été reçu et versé à l’établissement d’enseignement.
- 4. Une lettre ou un avis d’octroi confirmant tous les détails du stage doit être délivré.
Veuillez noter que Mitacs produit une lettre ou un avis d’octroi distinct pour chaque unité de stage (d’une durée de 4 ou 6 mois) au sein d’un projet, et que ce document doit être reçu avant le début du travail sur chaque unité.
La plateforme Mitacs Plus vous informera lorsque vous pourrez commencer. Vous pouvez à tout moment consulter votre tableau de bord pour connaître l’état d’avancement de votre demande et les avis d’octroi.
Veuillez noter que tout travail effectué avant que les conditions ci-dessus ne soient remplies peut ne pas être admissible au financement de Mitacs et est effectué aux risques et périls des personnes participantes. Mitacs n’est pas responsable des pertes subies dans le cadre d’un stage avant l’envoi de la lettre ou de l’avis d’octroi.
Quand vais-je recevoir ma facture?
Une fois votre projet approuvé, la professeure superviseure ou le professeur superviseur devra désigner au moins une personne stagiaire admissible et saisir les dates de stage. Mitacs enverra ensuite une facture à l’organisation ou aux organisations partenaires désignées en fonction des préférences de facturation du partenaire. Cette facture est due dès réception; tout retard dans le paiement entraînera des retards dans les dates de début de stage.
Pourquoi dois-je payer des taxes pour ma contribution en tant qu’organisation partenaire?
Mitacs est inscrit à la TPS/TVH et doit percevoir des taxes sur toute rétribution reçue pour des fournitures taxables. Le financement fourni par les organisations partenaires constitue la rétribution d’une fourniture de services assujettie à la TPS/TVH, à moins que cette fourniture ne soit détaxée ou exonérée de la TPS/TVH.
Si vous nous fournissez un document attestant de votre statut d’exonération fiscale, nous pourrons déterminer si les taxes sur la facture peuvent être enlevées.
Si vous avez d’autres questions à ce sujet, veuillez communiquer avec l’équipe des finances de Mitacs à l’adresse [email protected].
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