Politique sur les Conflits D’intérêts – Participants aux Programmes
1. Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts?
Un conflit d’intérêts (CI) est une situation dans laquelle une personne a des intérêts ou des allégeances opposés qui pourraient influencer sa prise de décision.
Un CI est une situation et non une accusation. Être en CI est différent d’être corrompu, et signaler qu’une personne est en CI est différent de l’accuser d’avoir un parti pris ou de manquer d’intégrité.
Un CI, s’il n’est pas réglé adéquatement, peut laisser planer le doute sur l’objectivité d’un processus décisionnel ou l’intégrité d’un projet de recherche.
Être en CI ne vous empêche pas nécessairement de participer à un programme de Mitacs. Mitacs examine chaque situation pour déterminer si le CI peut être géré, et comment.
2. Est-ce un CI si la ou le professeur·e superviseur·e a une participation à la propriété ou travaille à l’organisme partenaire ou encore, exerce une influence sur ses activités quotidiennes?
Les professeur·es superviseur·es qui ont une participation à la propriété ou travaillent à un organisme partenaire ou encore influencent ses activités quotidiennes sont en CI. Dans de tels cas, leurs responsabilités envers leur établissement d’enseignement et leurs étudiant·es peuvent être en conflit avec leurs responsabilités envers l’organisme partenaire. Lorsqu’il est possible que de tels conflits surviennent, le CI doit être déclaré à Mitacs.
3. Est-ce un CI si l’étudiant·e ou la chercheuse ou le chercheur au postdoctorat a une participation à la propriété ou travaille à l’organisme partenaire ou encore, exerce une influence sur ses activités quotidiennes?
Les étudiant·es ou chercheuses ou chercheurs au postdoctorat qui ont une participation à la propriété ou travaillent à l’organisme partenaire ou encore influencent ses activités quotidiennes sont en CI. De tels CI doivent être déclarés à Mitacs.
Outre le CI, les règles d’admissibilité à certains programmes Mitacs peuvent disqualifier de tels projets. Par exemple, les stagiaires Accélération n’ont normalement pas le droit d’être à l’emploi de l’organisme partenaire lorsqu’ils ou elles effectuent leur stage. Mitacs accorde parfois des exceptions; en général, chaque situation fait l’objet d’un examen individuel.
Une grande exception est le programme Mitacs Accélération Entrepreneur. Dans le cadre de ce programme, l’entrepreneuriat de l’étudiant·e ou de la chercheuse ou du chercheur au postdoctorat et la participation à la propriété de l’organisme partenaire sont des éléments essentiels. Par conséquent, la participation à la propriété, l’emploi ou son influence sur l’organisme partenaire ne peuvent être des motifs de disqualification du ou de la stagiaire. Néanmoins, le CI doit tout même être déclaré à Mitacs.
4. Est-ce un CI si des participant·es au programme sont de proches parents ou entretiennent une relation intime entre eux ou avec une personne ayant une participation à la propriété ou travaillant à l’organisme partenaire ou encore, qui exerce une influence sur ces activités quotidiennes?
Si des participants ou participantes au programme sont de proches parents ou entretiennent une relation intime entre eux, Mitacs considère qu’il y a un CI.
Si un·e professeur·e superviseur·e, un·e étudiant·e, une chercheuse ou un chercheur au postdoctorat entretient une relation avec l’organisme partenaire, par exemple, si un proche parent a une participation à la propriété ou travaille à l’organisme partenaire ou a une influence sur celui-ci, Mitacs considère qu’il y a un CI.
Chaque situation est examinée individuellement. Normalement, Mitacs n’appuie pas un stage si le ou la stagiaire a un lien de parenté avec une personne au sein de l’organisme partenaire qui influence ou pourrait influencer les décisions relatives à l’embauche.
5. Comment Mitacs détermine-t-il la gestion d’un CI?
CI liés à un·e professeur·e superviseur·e :
Mitacs exige l’information suivante de cette personne (Vous pouvez soumettre la déclaration de conflit d’intérêts de votre établissement d’enseignement ou compléter le formulaire d’attestation de conflict(s) d'intérêts par l’établissement d’enseignement pour les demandes Mitacs) :
- des détails sur la nature du CI la touchant;
- des preuves que son établissement d’enseignement est conscient du CI;
- une description des mesures d’atténuation de l’établissement d’enseignement.
Lorsque le CI est considéré comme faible, Mitacs n’exigera généralement aucune mesure d’atténuation au-delà de celles de l’établissement d’enseignement.
Si le CI est plus élevé, Mitacs pourrait exiger des mesures au-delà de celles imposées par l’établissement d’enseignement, y compris demander que l’établissement d’enseignement désigne une administratrice indépendante ou un administrateur indépendant (Accélération, Élévation ou Stage de stratégie d’entreprise) responsable de gérer la subvention et d’assurer que les affaires financières, la propriété intellectuelle et les questions intellectuelles de la ou du stagiaire du projet respectent les politiques de l’établissement d’enseignement. Cette personne serait aussi responsable de s’assurer qu’aucune influence indue n’est exercée sur la ou le stagiaire par la personne dont elle relève (professeur·e superviseur·e ou superviseur·e à l’organisme partenaire), et fournirait une déclaration indiquant qu’elle agira dans l’intérêt supérieur de la ou du stagiaire qui participe au projet. (Veuillez noter qu’une administratrice indépendante ou un administrateur indépendant sera toujours nécessaire lorsqu’il y a un CI lié à un·e professeur·e superviseur·e ou pour les projets dans le cadre de l’initiative Accélération Entrepreneur.)
Lorsque le CI est considéré comme étant ingérable par l’établissement d’enseignement, Mitacs ne soutiendra pas le projet.
CI liés à un·e stagiaire, une chercheuse ou un chercheur au postdoctorat (sauf Accélération Entrepreneur) :
Mitacs exige que les stagiaires divulguent les détails sur la nature du CI en remplissant le Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts et d’admissibilité du ou de la stagiaire.
- Mitacs déterminera d’abord si les règles d’admissibilité au programme sont satisfaites.
- Si c’est le cas, Mitacs examinera ensuite le CI pour déterminer s’il estime qu’il est impossible de le gérer en fonction des précédents.
CI liés à un·e stagiaire, une chercheuse ou un chercheur au postdoctorat (Accélération Entrepreneur) :
Mitacs exige que les stagiaires divulguent les détails sur la nature du CI en remplissant Mitacs Accélération Entrepreneur - Déclaration relative aux conflits d’intérêts.
Trois exigences doivent être en place pour gérer le CI associé à la participation à la propriété, l’emploi ou l’influence des stagiaires à l’organisme partenaire :
- l’établissement d’enseignement doit être informé et convenir qu’il reconnaît que le CI a lieu dans ce projet spécifique;
- le ou la professeur·e superviseur·e doit reconnaître avoir conscience du CI et accepter d’aider à l’atténuer par l’entremise de sa supervision;
- l’incubateur où l’étudiant·e travaille doit reconnaître l’existence du CI et accepter d’aider à l’atténuer par l’entremise de sa supervision au lieu de celle d’un·e superviseur·e en entreprise.
Mitacs examinera tout CI supplémentaire et déterminera s’il estime qu’il est impossible de les gérer en fonction des précédents.
Projets avec des participant·es, des collectivités ou des organismes autochtones :
Mitacs sait que les projets réalisés avec des participant·es, des collectivités ou des organismes autochtones peuvent nécessiter d’autres types mesures d’atténuation des CI pour tenir compte des protocoles culturels ainsi que pour répondre aux besoins et aux intérêts.
6. Qui est responsable de l’examen des CI à Mitacs?
Le conseil d’administration de Mitacs est ultimement responsable d’assurer l’application et la gestion de la Politique sur les conflits d’intérêts de Mitacs – Participants et participantes aux programmes. Le comité de gouvernance de Mitacs a été chargé d’établir des mesures de contrôle pour surveiller et gérer les CI. Le comité de gouvernance a délégué l’examen de certains types de CI à un comité composé de personnel, dirigé par un membre de l’équipe de la haute direction, et au conseil de recherche de Mitacs (CRM). Toutes les décisions relatives à un CI sont présentées au comité de gouvernance et au conseil d’administration lors de leurs réunions ordinaires.
Dans certaines circonstances, le conseil d’administration de Mitacs peut demander à un tiers indépendant, désigné d’un commun accord entre Mitacs et le conseil d’administration, de servir d’intermédiaire et d’examiner les rapports scientifiques et les informations budgétaires du ou des projets de recherche auxquels la personne participant au programme de Mitacs est associée. L’intermédiaire devra donner son opinion sur le bien-fondé de l’examen, en évitant de divulguer des détails de nature exclusive aux autres membres de Mitacs.
7. À qui doit parler un·e participant·e à un programme d’un CI potentiel?
Les personnes qui ne sont pas certaines si une situation constitue un CI doivent communiquer avec l’une des personnes suivantes : un directeur/une directrice, un/une spécialiste du développement des affaires ou un directeur/une directrice des programmes de Mitacs. Une personne peut aussi leur demander, par écrit, dans les 30 jours, un examen de la décision de Mitacs relativement à un CI.
8. Que se passe-t-il si je suis en CI et que je n’ai pas fait les déclarations appropriées?
Si l’on découvre qu’un·e participant·e à un programme se trouve dans une situation de CI et que les déclarations appropriées n’ont pas été faites et que les approbations préalables n’ont pas été obtenues, le conseil d’administration de Mitacs demandera à la personne :
- d’atténuer le CI immédiatement à la satisfaction de Mitacs; ou
- de se retirer du programme de Mitacs.
