Politique sur les Conflits D’intérêts – Participants aux Programmes
 

1. Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts?
 

Un conflit d’intérêts (CI) est une situation dans laquelle une personne a des intérêts ou des allégeances opposés qui pourraient influencer sa prise de décision.

Un CI est une situation et non une accusation. Être en CI est différent d’être corrompu, et signaler qu’une personne est en CI est différent de l’accuser d’avoir un parti pris ou de manquer d’intégrité.

Un CI, s’il n’est pas réglé adéquatement, peut laisser planer le doute sur l’objectivité d’un processus décisionnel ou l’intégrité d’un projet de recherche.

2. Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts dans le cadre d’un programme de Mitacs?
 

Comme l’intégrité de la recherche et la liberté intellectuelle sont les pierres angulaires des programmes de Mitacs, nous devons nous assurer de les protéger. Dans le cadre des programmes de Mitacs, un conflit survient lorsqu’un participant détient aussi un intérêt dans l’organisme partenaire qui accueille les activités du projet de recherche. Plus précisément, un CI existe lorsqu’un professeur superviseur ou un stagiaire/un chercheur postdoctoral, directement ou par l’entremise d’un parent :

  • a une participation de propriété dans l’organisme partenaire;
  • a une influence quelconque sur les activités quotidiennes de l’organisme partenaire;
  • entreprend une recherche ou conclus un contrat avec un organisme partenaire dans lequel le participant (c’est-à-dire, le professeur superviseur et/ou le stagiaire/le chercheur postdoctoral) ou un parent a un intérêt financier ou un autre intérêt.

Être en conflit d’intérêts ne vous empêche pas nécessairement de participer à un programme de Mitacs. Mitacs examine chaque situation pour déterminer si le conflit peut être géré, et comment.

3. Est-ce un conflit d’intérêts si le professeur superviseur a une participation de propriété dans l’organisme partenaire ou exerce une influence sur ses activités quotidiennes?
  

Les professeurs superviseurs qui reçoivent du financement de Mitacs et qui ont une participation de propriété dans un organisme partenaire qui commandite leur recherche ou qui ont une position d’influence sur les activités quotidiennes dudit organisme sont en conflit d’intérêts. Il est parfois difficile de faire la distinction entre les activités d’érudition et celles de l’organisme partenaire, ainsi qu’entre la contribution apportée à titre de professeur superviseur de Mitacs et celle à titre de dirigeant de l’organisme partenaire.

Lorsqu’un tel conflit existe, les mesures d’atténuation du conflit doivent assurer une indépendance intellectuelle et une supervision de la part d’un partenaire indépendant.

S’il existe des liens de participation de propriété ou une relation fonctionnelle entre un professeur superviseur et l’organisme partenaire, Mitacs exigera des détails sur l’engagement du superviseur au sein de l’organisme, des preuves que l’établissement d’enseignement du superviseur est conscient du conflit et les détails des mesures d’atténuation de l’établissement d’enseignement. Mitacs se fondera sur ces renseignements pour déterminer si le projet peut se poursuivre tel quel, si d’autres mesures d’atténuation sont nécessaires ou si le projet ne peut être soutenu par Mitacs.

4. Est-ce un conflit si l’étudiant ou le chercheur postdoctoral a une participation de propriété au sein de l’organisme partenaire?
 

Les interactions entre les chercheurs postsecondaires et les secteurs autres que postsecondaires constituent une caractéristique essentielle de Mitacs et de ses programmes. Mitacs encourage les retombées et la commercialisation de la recherche que ses programmes ont financée. Toutefois, les étudiants/les chercheurs postdoctoraux qui reçoivent du financement de Mitacs et qui sont propriétaires d’une entreprise qui commandite et accueille leur recherche pourraient être en conflit d’intérêts. La grande différence entre cette situation et celle où un professeur superviseur a un intérêt de propriété dans une entreprise provient du fait que, dans le cadre d’un projet financé par Mitacs, l’étudiant/le chercheur postdoctoral n’a pas le pouvoir de prendre de décisions au sujet du projet, qui est sous la supervision du professeur superviseur et du superviseur de l’organisme partenaire. Par conséquent, même si l’étudiant/le chercheur postdoctoral peut avoir des intérêts opposés, il ne peut pas agir à cet égard.

En dehors de la situation de conflits d’intérêts décrite ci-dessus, les cas où les étudiants/les chercheurs postdoctoraux sont propriétaires de l’organisme partenaire peuvent ne pas être dans l’esprit et le mandat des programmes de Mitacs, c’est-à-dire de créer des collaborations et des relations entre les milieux postsecondaires et les autres milieux, et plus précisément, d’offrir une expérience originale dans le domaine de la recherche aux stagiaires. Il est évident que si l’étudiant/le chercheur postdoctoral est propriétaire de l’organisme, une telle relation existe déjà. Dans de tels cas, l’étudiant/le chercheur postdoctoral n’est pas admissible du point de vue de la gestion des programmes, et en général, Mitacs n’approuvera pas le projet. Mitacs accorde parfois des exceptions; chaque situation fait l’objet d’un examen individuel.

Une exception aux situations décrites ci-dessus est celle de la propriété par le stagiaire de l’organisme partenaire dans l’initiative Mitacs Accélération Entrepreneur. Cette initiative est différente de la plupart des programmes Mitacs puisqu’il n’y a aucun superviseur de l’organisme partenaire : l’étudiant est le propriétaire ou le copropriétaire de l’organisme partenaire. Dans l’initiative Accélération Entrepreneur, la propriété de l’organisme partenaire par l’étudiant est un aspect fondamental, l’étudiant ne peut donc être disqualifié pour un conflit d’intérêts fondé sur la propriété. Toutefois, l’intégrité du projet de recherche doit être maintenue. Le conflit d’intérêts doit donc néanmoins être déclaré et un processus d’examen entamé. L’atténuation ou la gestion du conflit est différente que pour les autres programmes de Mitacs.

5. Est-ce un conflit d’intérêts si l’étudiant/le chercheur postdoctoral est ou était un employé de l’organisme partenaire?
 

Même si cela peut ne pas relever du conflit d’intérêts, conformément aux règles des programmes de Mitacs, nous n’autorisons pas les employés des organismes partenaires à participer aux programmes de Mitacs. Indépendamment de leur degré de responsabilité, les stagiaires ne peuvent pas être employés lorsqu’ils effectuent leur stage. Cette règle est en place pour s’assurer que nous respectons l’esprit et le mandat du programme, c’est-à-dire de créer des collaborations et des relations entre les milieux postsecondaires et le secteur privé. Si un employé effectuait un stage, il n’en résulterait que des fonds supplémentaires à l’appui d’activités qui auraient vraisemblablement eu lieu de toute façon.

Le stagiaire peut être autorisé à participer à un programme de Mitacs s’il/elle est employée, mais qu’il/elle a pris congé pour terminer sa thèse ou pour obtenir son diplôme. Avec les documents appropriés sur le congé à l’appui, on considère qu’il s’agit d’un environnement de stage admissible, si aucune autre question de CI ne complique la collaboration ou le projet proposé. Le projet doit être axé sur la recherche et ne doit pas porter sur les travaux antérieurs du stagiaire au sein de l’entreprise.

Les cas où les chercheurs postdoctoraux sont ou étaient des employés permanents à temps plein de l’organisme partenaire excluent habituellement la possibilité que le chercheur postdoctoral entreprenne un stage au sein de cet organisme.

Seules, il s’agit uniquement de règles de programmes qui ne mèneront pas à l’examen des CI, mais qui seront soumises au personnel des programmes de Mitacs (accelerate@mitacs.ca ou elevate@mitacs.ca, le cas échéant) afin d’examiner leur admissibilité.

6. Est-ce un conflit d’intérêts si un parent a une participation de propriété dans l’organisme partenaire ou exerce une influence sur ses activités quotidiennes?
 

Si un participant du programme, que ce soit un professeur superviseur ou un étudiant/un chercheur postdoctoral, n’est pas indépendant de l’organisme partenaire, par exemple, si un parent a une participation de propriété dans l’organisme ou assume des responsabilités au sein de celle-ci, Mitacs traite la situation comme un CI. Chaque situation est examinée afin de comprendre le degré d’influence, qui dépend du niveau de propriété ou du poste au sein de l’organisme ainsi que de la taille de celui-ci.

7. Avec qui un participant à un programme doit-il parler d’un conflit d’intérêts potentiel?
 

Les personnes qui sont incertaines si une transaction, une activité ou une relation constitue un conflit d’intérêts devraient en discuter avec un directeur ou un spécialiste du développement des affaires ou un directeur des programmes de Mitacs.

S’il y a un conflit d’intérêts, le candidat en conflit doit remplir un formulaire de déclaration de CI et l’envoyer à accelerate@mitacs.ca ou à elevate@mitacs.ca (selon le cas) avant qu’une proposition de projet soit déposée. La déclaration passera ensuite par le processus d’examen.

8. Comment Mitacs détermine-t-il la gestion d’un conflit d’intérêts?
 

Un processus d’examen officiel permet de définir les mesures d’atténuation à prendre pour participer à un programme de Mitacs.

Le conseil d’administration de Mitacs est ultimement responsable d’assurer l’application et la gestion de la Politique sur les conflits d’intérêts. Le comité de gouvernance de Mitacs est chargé d’établir des mécanismes de contrôle visant à surveiller et à gérer les conflits, ainsi que de s’assurer que les objectifs des travaux de recherche financés par Mitacs ne courent aucun risque. Le comité de gouvernance a délégué l’examen de certains types de conflits d’intérêts au comité du personnel, dirigé par un membre de l’équipe de la haute direction, et au conseil de recherche de Mitacs (CRM). Toutes les décisions relatives à un CI sont présentées au comité de gouvernance et au conseil d’administration lors de leurs réunions ordinaires.

Une personne peut demander, par écrit, dans les 30 jours, une révision de la décision de Mitacs relativement à un conflit d’intérêts.

Dans certaines circonstances, le conseil d’administration de Mitacs peut demander à un tiers indépendant, désigné d’un commun accord entre Mitacs et le conseil d’administration, de servir d’intermédiaire et d’examiner les rapports scientifiques et les informations budgétaires du ou des projets de recherche auxquels la personne participant au programme de Mitacs est associée. L’intermédiaire devra donner son opinion sur le bien-fondé de l’examen, en évitant de divulguer des détails de nature exclusive aux autres membres de Mitacs.

CI liés à un professeur superviseur :

Mitacs exige l’information suivante du professeur superviseur :

  • des détails sur l’implication du superviseur au sein de l’organisme partenaire non lié au secteur postsecondaire;
  • des preuves que l’établissement d’enseignement du superviseur est conscient du conflit;
  • une description des mesures d’atténuation de l’établissement d’enseignement.

Lorsque le conflit est considéré comme faible, Mitacs n’exigera généralement aucune mesure d’atténuation au-delà de celles de l’établissement d’enseignement.

Lorsque le niveau de propriété ou de participation au sein de l’entreprise est plus élevé, Mitacs pourrait exiger des mesures au-delà de celles imposées par l’établissement d’enseignement, y compris demander que l’établissement d’enseignement désigne un administrateur indépendant chargé d’être responsable de gérer la subvention et d’assurer que les affaires financières, la propriété intellectuelle et les questions intellectuelles du stagiaire du projet respectent les politiques de l’établissement d’enseignement. L’administrateur serait aussi responsable de s’assurer que le stagiaire n’est pas influencé indûment par le professeur superviseur ou le superviseur à l’organisme partenaire, et fournirait une déclaration qu’il agira dans l’intérêt supérieur du stagiaire qui participe au projet. (Veuillez noter qu’un administrateur indépendant sera toujours requis lorsqu’il y a un CI lié à un professeur superviseur pour les projets dans le cadre de l’initiative Accélération Entrepreneur.)

Lorsque le conflit d’intérêts est considéré comme étant ingérable par l’établissement d’enseignement, Mitacs ne soutiendra pas le projet.

Tous les conflits liés à un professeur seront transférés au comité du personnel de Mitacs à des fins d’examen et pour prendre une décision. Si une exception aux exigences ci-dessus est nécessaire, le processus suivant aura lieu :

  • si la demande d’exception est en grande partie semblable à d’autres CI qui ont déjà été examinés et dont la décision fondée sur des cas antérieurs est claire, le comité du personnel de Mitacs détermine le mode de résolution. Dans d’autres cas, le CI est transmis au CRM, et le comité du personnel de Mitacs, en consultation avec le CRM, détermine le mode de résolution.

CI liés à un stagiaire/un chercheur postdoctoral (sauf pour l’initiative Accélération Entrepreneur) :

  • L’examen initial sera effectué par l’équipe des programmes pour s’assurer que le stage respecte le mandat du programme. Si le stage ne satisfait pas cette exigence, aucun autre examen ne sera effectué et le stage n’ira pas de l’avant. Si le stage ne soulève aucune objection par rapport au programme, l’examen se poursuivra en fonction des seuils suivants.
  • Seuil de propriété de 10 % sans que le participant prenne part aux activités quotidiennes : le comité du personnel de Mitacs détermine le mode de résolution.
  • Seuil de propriété de 10 % à 20 % ou influence sur les activités quotidiennes : lorsque la déclaration de CI est en grande partie semblable à d’autres qui ont déjà été examinées et dont la décision fondée sur des cas antérieurs est claire, le comité du personnel de Mitacs détermine le mode de résolution. Dans d’autres cas, le CI est transmis au CRM, et le comité du personnel de Mitacs, en consultation avec le CRM, détermine le mode de résolution du conflit.
  • Seuil de propriété supérieur à 20 % ou influence sur les activités quotidiennes : lorsque la déclaration de CI est en grande partie semblable à d’autres qui ont déjà été examinées et dont la décision fondée sur des cas antérieurs est claire, le comité du personnel de Mitacs détermine le mode de résolution. Dans d’autres cas, le CI est transmis au CRM aux fins de recommandations, puis au comité de gouvernance aux fins de résolution.

CI liés à un stagiaire/un chercheur postdoctoral – initiative Accélération Entrepreneur :

Puisque le niveau de propriété de l’étudiant dans l’organisme partenaire ne détermine pas si le stage peut aller de l’avant ou non, Mitacs a approuvé trois exigences qui doivent être en place pour gérer le conflit. Celles-ci doivent être examinées par l’équipe des programmes :

  • l’établissement d’enseignement doit être informé et convenir qu’il reconnaît que le conflit a lieu dans ce projet spécifique;
  • le professeur superviseur doit reconnaître être conscient du conflit et accepter d’aider à l’atténuer par l’entremise de sa supervision;
  • l’incubateur où l’étudiant travaille doit reconnaître l’existence du conflit et accepter d’aider à l’atténuer en le supervisant au lieu d’un superviseur en entreprise.

Un examen additionnel du CI sera nécessaire uniquement si les exigences ne sont pas respectées et qu’une exception est demandée. L’examen additionnel sera le suivant :

  • si la demande d’exception est en grande partie semblable à d’autres CI qui ont déjà été examinés et dont la décision fondée sur des cas antérieurs est claire, le comité du personnel de Mitacs détermine le mode de résolution. Dans d’autres cas, le CI est transmis au CRM, et le comité du personnel de Mitacs, en consultation avec le CRM, détermine le mode de résolution.

9. Que se passe-t-il si je suis en conflit d’intérêts et que je n’ai pas fait les déclarations appropriées?
 

Si nous découvrons qu’un participant à un programme est en conflit d’intérêts et que les déclarations appropriées n’ont pas été faites et que les approbations préalables n’ont pas été obtenues, le conseil d’administration de Mitacs demandera à la personne :

  • d’atténuer le conflit immédiatement à la satisfaction de Mitacs; ou
  • de se retirer du programme de Mitacs.