Sept conseils pour gérer n’importe quel projet

Tout le monde a des projets d’un type ou d’un autre. Tout effort qui a un résultat désiré, un début, une fin, et une séquence de tâches ou de délibérations pour atteindre la fin est un projet.

Voici sept conseils pour faire de n’importe quel projet un succès, de la part de l’expert en gestion de projet Gary Robinson, qui anime les ateliers de gestion de projet de Mitacs Training.

1. Établir des critères de réussite

Commencez par comprendre pourquoi vous entreprenez ce projet. Quels seront les cinq ou six critères les plus importants pour réussir?  Créez une vision positive mais réaliste d’un résultat qui répondra à vos critères.

2. Définir les limites

Selon votre vision, définissez le projet aussi simplement que possible. Par exemple, « mon projet est de graduer d’ici juin 2016. »  Décrivez la dernière activité du projet, comme « assistez à la convocation ». Sans clarté sur la dernière activité, certains projets continuent simplement d’avancer.  Identifiez les contraintes ou engagements qui ont été pris, comme les moments où les ressources clés ne sont pas disponibles, les limites de coûts ou d’autres engagements que vous avez.

3. Bâtir des relations tôt

Identifiez qui sera impliqué dans le projet et commencez à bâtir des relations positives avec tout le monde, y compris votre superviseur. N’attendez pas d’en avoir besoin – commencez à bâtir des relations avant d’en avoir besoin.  Très souvent, c’est un bon moment pour créer une équipe de projet. Il peut y avoir des projets que vous menez seul, comme la rédaction d’un mémoire ou la préparation d’un rapport ou d’un plan d’affaires.  Même pour ceux-là, vous pouvez toujours bénéficier d’impliquer les autres. Les étudiants aux cycles supérieurs peuvent demander à un collègue d’être un « partenaire » – une caisse de résonance pour des idées et pour vous garder concentré.

4. Établir des tâches précises et un calendrier

Commencez par simplifier le travail en quatre ou cinq catégories. Des exemples pourraient inclure « préparation », « tests », « analyse », « rédaction », etc. Ensuite, listez les principales tâches dans chaque catégorie. Le concept de moins, c’est plus est vrai ici; trop de détails créent de la frustration et n’apportent pas la clarté que beaucoup pensent.  Travailler avec des tâches majeures vous donne la liberté de modifier la façon dont la tâche doit être faite une fois qu’elle a commencé.  Créez une séquence logique et un timing des tâches et vous avez maintenant un plan dont vous pouvez vous écarter, et vous vous écarterez puisqu’aucun projet ne se déroule exactement comme prévu.

5. Revoir vos progrès

Comparez régulièrement votre progression à votre plan et modifiez-le au besoin.  Parfois, vous voudrez même modifier la définition du projet au fur et à mesure que vous vous engagez dans le travail.

6. Apprenez de ce qui s’est bien passé et de ce qui ne l’a pas été

Les projets sont généralement jugés sur la qualité du produit, mais les plus grandes leçons et améliorations viennent de la revue de la façon dont les choses ont été faites. Accordez-vous du temps pour vous poser du recul de temps en temps et vous demander ce qui s’est bien passé, ce qui ne s’est pas bien passé et ce qui peut être fait pour s’améliorer.   Tu trouveras toujours des façons de t’améliorer.

7. Prenez du temps

Prenez soin de vous et des autres personnes impliquées dans le projet. Prends quelques pauses, limite les heures que tu passes à travailler et profite de ton projet.

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